Business News

Bagaimana Cara menjadi Koordinator atau Kepala Divisi yang Baik

Kepala Divisi, atau nama lain nya adalah: Koordinator, Mandor, Pihak Upline, Upline, Atasan, Pemimpin Kelompok, Manajer Bagian, dsb, adalah orang yang berperan mengkoordinasi tugas, melakukan pengecekan pengerjaan, membantu menyelesaikan masalah, dan memastikan tugas yang diterima nya, dikerjakan oleh Subordinat nya dengan baik sehingga dia bisa mengirimkan tugas tersebut kepada pihak atasan dengan baik dan sesuai target/ ketentuan.

NOTE: KD adalah Kepala Divisi atau koordinator. Sub Ordinat adalah Anak Buah dari Koordinator tersebut. Dan pihak Upline adalah atasan dari KD.

Struktur Hierarki

Struktur Hierarki nya adalah vertikal, dan tidak boleh melompat, yaitu seperti ini: Upline >> Kepala Divisi >> Subordinat. Penjelasan nya adalah; pihak upline memberikan tugas kepada Kepala Divisi. Kepala Divisi kemudian mengkoordinasi tugas nya kepada para Subordinat nya. Pihak Upline tidak boleh memerintah ataupun mengkoordinasi Subordinat. Karena itu akan termasuk struktur hierarki yang melompat. Pihak Upline hanya berkoordinasi dengan Kepala Divisi saja. Kecuali dalam keadaan yang urgent.

Tanggung Jawab

Pihak Upline hanya akan berkoordinasi dengan Kepala Divisi, dan tidak akan berkoordinasi dengan Subordinat dari kepala divisi tersebut. Segala kesalahan yang dilakukan oleh Subordinat, sepenuhnya adalah tanggung jawab Kepala Divisi. Sehingga, apabila terdapat kesalahan dalam pengerjaan ataupun hasil yang dilakukan, maka pihak Upline akan memberi teguran kepada Kepala Divisi. Dan Kepala Divisi tersebut, akan menegur Subordinat nya yang melakukan kesalahan.

Kepala Divisi memiliki wewenang untuk memberi teguran, memberikan hukuman, mengkoordinasi ulang tugas, hingga melakukan pemecatan, untuk memastikan bahwa tugas yang diberikan nya berjalan dengan baik oleh Subordinat nya.

Pengecekan

Kepala Divisi memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa semua tugas dan hasil pekerjaan yang dilakukan oleh Subordinat nya tersebut berlangsung dengan baik. Tindakan ini tentu saja harus di praktekan, dan tidak hanya sekedar tahu “Oh, KD itu memiliki tanggung jawab atas tugas dan hasil pekerjaan subordinat nya”.

Praktek dalam hal ini adalah dengan melakukan pengecekan di setiap aktivitas pekerjaan yang dilakukan oleh Subordinat nya. Jadi, ketika Subordinat itu melakukan aktivitas kerja, KD bertugas melakukan pengecekan. Pengecekan bisa dilakukan dengan sembunyi- sembunyi, atau menanyakan langsung.

Tidak hanya pengecekan ketika aktivitas kerja dilakukan, tetapi pengecekan terhadap hasil pekerjaan mereka. Jadi, setiap hasil pekerjaan, perlu di cek ulang, apakah sesuai dengan target atau ketentuan hasil pekerjaan nya atau tidak. Bila tidak sesuai, kembalikan hasil pengerjaan tersebut dan minta Subordinat itu untuk melakukan perbaikan.

Catatan penting disini adalah; Kepala Divisi tidak boleh memberikan tugas yang cacat, ataupun yang tidak di check terlebih dahulu kepada Pihak Upline. Hasil atas tugas yang diberikan, harus dipastikan benar dan tidak ada yang salah. Meskipun dalam kenyataan nya, tetap akan selalu ada produk yang cacat karena lolos pengecekan (sudah di check tapi tetap saja cacat).

Baca Juga: Metode Pengecekan dengan jenis Sampling | StartUp Semarang

Komunikasi

Pihak Upline akan berkomunikasi dengan KD. Dan KD akan berkomunikasi dengan Subordinat nya. Sudah di jelaskan di bagian Hierarki. Satu hal yang perlu diperhatikan dalam komunikasi ini adalah mengenai sesi tanya jawab dan pemecahan masalah. Biasanya, Kepala Divisi mendapatkan perintah dari Upline (atasan nya). Dalam koordinasi tugas pertama, mungkin pihak Upline akan mengumpulkan  KD dan semua Subordinat yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut. Kemudian, agar tidak terjadi waste time, pihak Upline memberikan penjelasan pertama kepada semua anggota (termasuk Subordinat nya).

Yang seling di salah artikan adalah, Subordinat tersebut, karena mendapatkan penjelasan dari Upline langsung, mereka biasanya bila ada kendala ataupun pertanyaan seputar aktivitas kerja, mereka menanyakan nya kepada Upline nya langsung. Ini tidaklah benar.

Subordinat harus mengajukan pertanyaan kepada KD. Bila ada masalah, Subordinat pun harus mengkonsultasikan nya kepada KD. Jangan langsung kepada pihak Upline. Tindakan koordinasi yang dilakukan pihak Upline di awal- awal pemberian tugas, memang lebih baik di kemukakan ke semua anggota yang terlibat (KD dan Subordinat nya) agar efektif. Bila tidak seperi itu, nantinya akan ada dua koordinasi. Koordinasi pertama dilakukan oleh pihak Upline kepada KD, dan yang kedua dilakukan oleh KD kepada Subordinat nya (waste time).

Bila KD tidak bisa menjawab pertanyaan yang di ajukan oleh Subordinat nya, KD bisa menanyakan nya kepada pihak Upline. KD tidak boleh memerintah Subordinat nya bertanya langsung kepada pihak Upline. Tujuan nya adalah, agar KD semakin memahami masalah dan hal yang dikerjakan nya. Dan bila suatu hari ada pertanyaan yang sama, pihak KD bisa langsung menjawab nya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *