Business News

Cara Mendelegasikan Tugas dengan Efektif dan Pemahaman Mengenai Tugas

Mendelegasikan Tugas yang dimaksud disini adalah memberikan tugas kepada Downline/ Subordinat Anda. Halaman ini akan berfokus pada tata cara dalam mendelegasikan tugas yang beraneka jenis. Selayaknya, Anda juga perlu berkomunikasi dengan divisi (kelompok) Anda dan juga dengan pihak Upline (atasan) Anda, melalui aktivitas briefing harian, agar penyampaian informasi bisa dilakukan dengan lebih akurat.

Briefing bisa dilakukan secara langsung di kantor, ataupun secara online. Ketika melakukan Briefing tersebut, Anda bisa mengkomunikasikan (memberitahukan) tentang tugas yang diberikan kepada divisi Anda.

Deskripsi tugas tidak perlu di sebutkan di dalam Briefing tersebut, hanya saja perlu di sebutkan bahwa terdapat tugas untuk User ABC di dalam Ticket Online ataupun di link halaman XYZ. Sehingga mereka bisa melakukan pengecekan lebih lanjut tentang tugas nya dengan membuka Ticket/ halaman detail tugas tersebut. Tugas pun, ketika sudah diberikan, nantinya perlu dilaporan juga perkembangan nya oleh pelaku kerja (User) yang mengerjakan tugas tersebut. Untuk memberitahu tentang perkembangan tugas yang dikerjakan nya.

Penting nya Training dan Pembelajaran Dasar

Mendelegasikan tugas kepada orang lain yang mengerjakan hal yang cukup rumit seperti ini, tidak seperti meminta tukang bangunan untuk memperbaiki rumah Anda. Tidak juga seperti meminta seseorang ahli web builder (pembuat web) untuk mengerjakan web seperti yang Anda inginkan. Keadaan nya lebih kompleks daripada itu.

Hal ini dikarenakan sistem administrasi bisnis setiap perusahaan/ organisasi memiliki suatu kustomisasi khusus, dan berbeda dengan organisasi yang lain. Sehingga, kasus nya hampir sama seperti Anda membutuhkan seorang operator untuk mengoperasikan mesin produksi yang benar- benar baru di diciptakan. Training adalah salah satu cara untuk membuat orang yang Anda beri tugas tersebut, bisa mengerjakan nya dengan benar.

Training berarti memberikan pertanyaan yang harus dijawab oleh Pelaku Kerja (User), memberikan tugas latihan, dll. Training bisa berupa membuat simulasi atas suatu keadaan, atau bisa saja membuatkan suatu tugas praktek yang harus di kerjakan.

Dalam suatu organisasi yang memiliki sistem kerja yang komplit, training yang digunakan biasanya adalah berupa pengerjaan tugas praktek, yang dimana proses pengerjaan nya ini di rekam dengan menggunakan screen records. Tugas Kepala Divisi/ Supervisor nanti adalah memastikan bahwa proses screen records yang dilakukan, di kerjakan dengan benar sesuai prosedur kerja yang telah di tentukan.

When, Where, Who, What and How (4W1H)

Anda harus menggunakan format 4W1H dalam melakukan pendelegasian tugas. Khusus nya untuk tugas yang harus dilakukan secara remote. Namun, hal ini tidak menutup penggunaan untuk tugas yang diberikan secara lisan. 4H1W adalah sebuah poin utama dalam mendelegasikan tugas, adapun hal itu adalah:

  • Who: Siapa yang menjalankan tugas ini.
  • Where: Dimanakah tugas ini perlu dijalankan.
  • When: Kapan tugas ini harus di laksanakan, berikut dengan tanggal deadline nya.
  • What: Apa yang dijalankan di dalam tugas ini.
  • How: Bagaimana cara menjalankan tugas ini.

Penulisan Deskripsi Tugas

Dalam memberikan tugas, kita harus berpegang dengan menggunakan konsep 5W1H (yang sudah dijelaskan diatas). Untuk bisa mempraktekan hal tersebut, berikut ini adalah suatu template yang bisa digunakan ketika menuliskan deskripsi tugas di halaman detail tugas, agar sesuai dengan konsep 5W1H tersebut.

Catatan: template ini hanyalah contoh saja. Bila Anda menggunakan software khusus dalam pengerjaan suatu tugas, ada beberapa komponen yang tidak perlu Anda tuliskan. Sebagai contoh, Anda menggunakan software CRM yang akan secara otomatis merekam identitas akun Anda ketika memberikan tugas. Sehingga, bagian template “By” tidak perlu Anda gunakan.

  1. By: Tuliskan nama Anda (orang yang memberikan tugas). Hal ini untuk memastikan siapa yang memberikan tugas ini. Hal ini terutama nya berlaku di dalam pendelegasian tugas yang informasi nya di tuliskan di dalam Ticket Online. Karena disana ada sedikit BUG, yang mana apabila seorang Agent menggunakan fitur Ticket tersebut untuk mengirimkan tugas kepada seorang User, maka Ticket yang dibuat akan atas nama User itu sendiri. Nama Anda, selaku orang yang sebenarnya membuat Ticket, tidak akan terlihat.
  2. Privasi: Pilih “Umum/ Pribadi/ Kelompok”.
  3. Jenis Tugas:
    1. Pembuatan Sistem kerja.
    2. Tugas Sederhana.
    3. Project.
  4. Background masalah: jelaskan masalah yang terjadi, yang menyebabkan Anda perlu membuatkan tugas tersebut.
  5. Tujuan: Jelaskan tujuan yang ingin di capai atas pengerjaan tugas tersebut.
  6. Hasil spesifik (optional): Tuliskan hasil spesifik yang Anda inginkan dari tugas yang dikerjakan (jika ada). Misalkan: 20 akun email jenis Gmail.
  7. Metode: Jika tugas yang Anda berikan tersebut memiliki tata cara pengerjaan (Prosedur Kerja) nya, silahkan tuliskan link prosedur kerja tersebut.
  8. Cara pengiriman hasil (optional): Jelaskan bagaimana cara User untuk mengirimkan hasil pekerjaan mereka. Misalkan, tugas di kirimkan ke Cloud Members Anda.
  9. TO: Tuliskan nama anggota yang Anda berikan tugas ini. Jika tugas di tunjukan kepada semua anggota di dalam departemen Anda, maka tuliskan: “ALL”.
  10. Duetime: Tuliskan tanggal deadline nya.
  11. Jangan lupa untuk menuliskan hal lain nya yang sekiranya Anda perlu beritahukan. Hal itu bisa sebuah akses data login ke suatu akun, dll.

Pengecekan Laporan

Apabila Anda menggunakan sebuah platform dalam melakukan koordinasi kerja, sekiranya Anda dan tim perlu selalu mengedepankan penggunaan fitur/ menu yang tersedia di platform tersebut untuk memudahkan aktivitas kerja, dan untuk menanggulagi resiko yang mungkin muncul di kemudian hari.

Setiap tugas yang diberikan, harus ada laporan yang dilakukan oleh User. Jangan menerima konfirmasi laporan melalui lisan, private messages, chat ataupun email. Harus ada dokumentasi laporan nya. Karena, apabila di konfirmasi melalui lisan, PM, Chat, dll, suatu ketika Anda akan lupa; “apakah tugas itu telah diselesaikan atau belum ?”.

Namun, jika laporan nya dituliskan oleh User sendiri di halaman Chat tersebut, Anda akan langsung tahu, bahwa tugas tersebut sudah diselesaikan atau belum dengan mengunjungi halaman tugas tersebut. Bila itu terjadi, Anda perlu melakukan pengecekan untuk mengetahui apa yang telah dikerjakan oleh User tersebut.

Tips dan Trik

  • Selalu Tanyakan Perkembangan: Jangan sampai Anda mengabaikan tugas yang Anda berikan tersebut. Anda harus secara reguler menanyakan tentang perkembangan tugas nya. Pertanyaan Anda pun harus spesifik juga, yang menanyakan tentang “Berapa persen perkembangan tugas nya sekarang”?. Jika Anda tidak menanyakan perkembangan nya, mereka akan mengerjakan nya dengan bermalas- malasan. Pertanyaan ini pula perlu untuk ditanyakan secara lisan.
  • Minta Laporan Harian: Upayakan untuk meminta laporan harian atas project yang dikerjakan. Laporan harian ini akan memastikan pelaku proses benar- benar melakukan aktivitas nya.
  • Komunikasi Secara Lisan: Sangat disarankan sekali untuk melakukan komunikasi secara lisan ketika memberikan tugas ataupun menanyakan perkembangan tugas. Dikarenakan komunikasi lisan ini akan lebih mengena, dan lebih diperhatikan, daripada Anda mengirimkan chat/ pesan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *