Business News

Cara Penanganan Order di Dashboard Woocommerce untuk 2 bagian (CS dan Teknis)

Salah satu bagian dalam organisasi/ bisnis/ perusahaan yang bergerak di bidang IT dan menggunakan instrumen IT (Teknologi Informasi) adalah bagian: Customer Service (Customer Care) dan Bagian Teknis.

Bagian Customer Care berhadapan langsung dengan pembeli/ customer untuk melakukan komunikasi, membantu pembayaran, memandu melakukan pemesanan, dll. Hasil akhir yang di dapatkan adalah sebuah Order dan dana yang diterima dari Customer.

Di sesi kali ini, kita akan berfokus mengenai Order. Perihal mengenai dana yang diterima dari Customer akan diteruskan ke bagian Finance/ accounting (yang saat ini tidak kita bahas disini).

Setelah Customer Service mendapatkan detail order, maka informasi tersebut akan dikirimkan ke bagian Teknis untuk di kerjakan. Setelah irder (pesanan) itu dikerjakan, barulah nanti hasil pengerjaan nya di kirimkan kepada Customer, baik itu secara langsung ataupun melalui Customer Service lagi.

Dalam panduan kali ini, Pembeli (Customer) menggunakan sarana pembayaran WooCommerce, untuk memudahkan proses dan pendokumentasian. Sayang nya, tentu saja, tidak sedikit kasus menyimpang yang terjadi ketika bagian CS (Customer Service) berhadapan dengan pembeli. Berikut adalah cara penanganan nya.

Order baru dari Pelanggan/ CS

  • Kondisi: Pelanggan membuat order, CS membuatkan order untuk Pelanggan.
  • Pemberitahuan: NEW ORDER to [email protected].
  • Status Order: On Hold.

Order Baru namun Tidak benar (dibuat karena iseng)

  • Kondisi: Pelanggan iseng membuat order baru.
  • Pemberitahuan: NEW ORDER to [email protected].
  • Status Order: On Hold.
  • Tindakan: Move to Trash (buang)

Pembayaran telah diterima

  • Kondisi: CS melakukan pengecekan kebenaran pembayaran, dan pembayaran sudah diterima.
  • Status Order: On Hold >>> Ready
  • Pemberitahuan: Mark as Ready

Pembayaran Tidak/ Belum diterima

  • Kondisi: CS melakukan pengecekan kebenaran pembayaran, dan pembayaran ternyata palsu/ tidak diterima/ belum diterima.
  • Status Order: On Hold to Failed.
  • Email Pemberitahuan: Failed Order
  • Tindakan: Mark Failed.

Pesanan dibatalkan Pelanggan

  • Kondisi: CS mendapatkan permintaan dari pelanggan untuk membatalkan pesanan nya.
  • Status Order: On Hold to Canceled
  • Email Pemberitahuan: Cancelled Order.
  • Tindakan: Mark Cancelled

Order diproses Bag Teknis

  • Kondisi: Salah satu anggota teknis menggarap order tersebut. Memilihnya kemudian mengerjakan nya.
  • Status Order: Ready to Processed
  • Email Pemberitahuan: Processing Order
  • Tindakan: Mark Processing (dilakukan oleh Bag Teknis).

Order telah diselesaikan bagian Teknis

  • Kondisi: Salah satu anggota teknis yang sebelumnya telah menggarap order tersebut, kemudian telah selesai mengerjakan nya.
  • Status Order: Processing to Complette
  • Email Pemberitahuan: Complette Order
  • Tindakan: Mark Complette (dilakukan oleh Bag Teknis).

One thought on “Cara Penanganan Order di Dashboard Woocommerce untuk 2 bagian (CS dan Teknis)”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *