Business News

Langkah- langkah Manajemen Proyek

Aturan

Jangan mengharapkan revisi

Jangan berfikir untuk mengerjakan tugas apa adanya, kemudian mengirimkan hasil yang salah/ tidak sempurna/ kurang baik, untuk nanti nya mendapatkan koreksi dari atasan/ pihak yang memberikan tugas, dan kemudian mengerjakan nya kembali.

Berfikirlah bahwa Anda benar- benar mengerti tugas tersebut, dan tahu apa yang harus Anda kerjakan. Anda akan diberi kesempatan untuk bertanya atas hal yang kurang Anda pahami, dan menggunakan logika Anda XXX untuk mencari kontradiksi guna menghindari kesalahpahaman dalam menerima informasi. Logika tidak akan salah !. XXX

Bila tugas Anda mendapatkan revisi, Anda akan diminta membuat Surat Pernyataan Kesalahan. Jadi, jangan berharap untuk mendapatkan revisi. Berharaplah bahwa tugas yang Anda kerjakan tidak mendapatkan revisi, dan selesai dengan baik.

Kemampuan Birokrasi Anda akan meningkat

 

 

Hal yang harus diperhatikan

Hasil dan bukan jawaban yang menjadi tolok ukur keberhasilan

Jika Anda mendapatkan suatu tugas, mungkin ada banyak diantara Anda yang bisa langsung memunculkan ide jawaban atas tugas projects yang diberikan.

Ketika ada suatu tugas projects untuk membuat roti untuk tujuan dijual, mungkin Anda bisa langsung mendapatkan pemikiran untuk bagaimana cara membuat roti tersebut. Dan bayangan ketika memikirkan nya, sangat bisa sekali untuk Anda lakukan.

Misalkan, ada seseorang yang meminta Anda untuk membuat roti untuk tujuan dijual. Anda mungkin langsung memikirkan; membuat roti. Cara nya adalah mengaduk tepung, gula, garam dan telur. Kemudian memasukan adonan nya ke dalam oven. Selesai. Yap, saya bisa melakukan nya.

Tapi, setelah dibuat, roti itu tidak laku dijual. Meski Anda bisa membuat roti, tapi projects ini dinilai gagal, karena salah satu tujuan nya gagal terlaksana.

Jangan terpaku dengan ketentuan utama

Sebuah projects hampir semuanya memiliki ketentuan lain. Terlebih apabila itu merupakan suatu projects untuk tujuan yang memang benar- benar dijalankan.

Memahami Latar Belakang masalah dan Tujuan

Untuk memahami latar belakang masalah, Anda harus menanyakan kepada diri Anda sendiri, dan munculkan lah pertanyaan “Apa masalah nya sehingga projects ini ada?”. Sebuah pengerjaan project pasti memiliki alasan untuk dikerjakan. Tidak mungkin seorang mengerjakan sesuatu atau melakukan suatu tindakan, tanpa ada alasan dibalik nya.

Bila pemberi tugas memberikan penjelasan tentang latar belakang masalah nya juga, itu malah lebih bagus. Pahami latar belakang masalah tersebut dengan baik.

Dengan memahami latar belakang masalah, Anda bisa memiliki kelebihan (pros) atau keuntungan sbb:

  1. Memiliki berbagai cara alternatif yang bisa dilakukan ketika mencoba mengerjakan projects tersebut. Sehingga tidak terpaku dengan satu cara saja.
    1. Karena projects biasanya adalah hal yang baru untuk dilakukan, satu cara yang sebelum nya sudah terpikirkan dan dirasa berhasil dilaksanakan, mungkin saja akan menjadi gagal terlaksana.
    2. Bila Anda tidak memiliiki cara alternatif, langkah Anda akan terhenti disitu. Bila langkah terhenti, projects pun akan terhenti juga (gagal terlaksana).
    3. Untuk mendapatkan cara alternatif ini, Anda harus memahami latar belakang masalah nya.
  2. Mengetahui secara presisi akar masalah yang harus diselesaikan. Sehingga tindakan yang diambil, bisa berhasil.
  3. Bisa mengambil inisiatif segera bila cara yang dilakukan menghadapi jalan terjal.

Tujuan

  1. Mengetahui hasil akhir yang harus nya dibuat/ dicapai.
  2. Bisa mengambil bentuk alternatif lain atas hasil yang yang dibuat.
    1. Tidak terpaku dengan hasil spesifik yang diinginkan oleh pemberi projects.
    2. Hasil spesifik mungkin tidak bisa dibuat (karena ada suatu sebab). Dan Anda bisa memberikan wujud hasil yang sedikit berbeda, dengan tujuan yang sama, dengan memberikan penjelasan alasan nya.

Buat gambaran akhir atas tindakan/ hasil kerja

Menentukan gambaran akhir atas hasil kerja. Membuat kerangka gambaran hasil akhir di awal (meskipun itu adalah gambaran garis besar nya saja) akan dapat mengantisipasi kesalahan fatal dalam pengerjaan projects.

Jangan sampai karena tidak teliti dalam memahami hasil akhir yang di dapatkan, kemudian Anda mengerjakan sesuatu yang salah dalam proses nya, atau ketika proses hampir selesai. Kemudian, membenarkan tindakan untuk melanjutkan pengerjaan proses yang salah tersebut. Dan pada akhirnya, berbohong dengan memberikan hasil akhir yang sebelum nya sudah salah disadari.

Berfikir kritis lah di awal (sebelum memulai mengerjakan) dalam membuat gambaran mengenai hasil kerja. Akan menjadi sangat percuma atas apa yang Anda lakukan, bila tugas akhir yang Anda kerjakan ternyata tidak terpakai karena bukan itu yang harusnya dibuat/ dikerjakan.

Cari Informasi

Untuk membuat garis besar rencana dan memulai tindakan, Anda butuh informasi tambahan untuk melakukan nya. Beberapa sumber informasi berikut bisa Anda gunakan:

  1. Search Engine. Baca juga: Tips menggunakan search engine XXX
  2. Forum Group Facebook: Baca juga: Tips menggunakan search engine XXX
  3. Forum lain: Quora, Kaskus, dll.

Hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat garis besar rencana. Tentukan terlebih dahulu, rencana apa yang akan Anda lakukan berdasarkan informasi yang Anda dapatkan. Kemudian, cari informasi lebih spesifik untuk memulai langkah awal Anda.

Pahami tugas dan deskripsi tugas dengan logika dan teknik Feynman

Tanyakan bila ada yang kurang jelas

Lakukan tawar menawar

Posisikan diri Anda sebagai orang lain

Memulai bertindak

Tanyakan kepada diri Anda mengapa mengambil keputusan tersebut?

Apakah tidak ada solusi lain yang lebih baik?

  • Jika ada
  • Jika tidak ada

Tanyakan bila ada yang kurang jelas

Lakukan tawar menawar

Cek kembali hasil pekerjaan

Mengirimkan hasil dan pelaporan

Anda juga bisa menambahkan catatan.

Catatan tidak boleh ditambahkan di chat.

Memberikan tanda di forum XXX

Melihat Koreksi dari atasan

Setelah tugas selesai dikerjakan, dan Anda membuat pelaporan, atasan Anda akan melakukan pengecekan hasil nya. Akan ada dua hal yang terjadi: Tugas Anda mengalami revisi, dan [2]. Tugas berhasil Anda kerjakan dengan baik (tidak perlu revisi), dan [3]. Hasil tugas membutuhkan tambahan data.

TUGAS BERHASIL DIKERJAKAN DENGAN BAIK

Bila hal ini terjadi, maka bisa dikatakan tugas yang diberikan kepada Anda berhasil selesai dengan baik. Baik itu dari sisi pelaporan tugas, file yang dikirimkan, dll.

Status Ticket Online tugas Anda akan berubah menjadi 2 kemungkinan: Closed atau Iddle.

Closed menandakan bahwa tugas tersebut benar- benar telah selesai dan tidak memiliki tindakan lanjutan yang diperlukan untuk memproses nya. Meskipun tindakan lanjutan yang dimaksud tersebut akan dilakukan oleh pihak/ orang lain.

Sedangkan status Iddle menandakan bahwa tugas tersebut telah selesai Anda kerjakan, tetapi membutuhkan tindakan lanjutan untuk memproses nya. Namun, karena tindakan lanjutan itu tidak bisa dilakukan saat itu, maka status ditandai dengan iddle, dan menunggu diproses lebih lanjut di waktu nanti.

REVISI HASIL

Bila Anda diminta melakukan revisi hasil, maka keterangan yang tertampil adalah sbb:

REQUEST REVISI HASIL

SPK: YA

KETERANGAN:

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Sed at sapien sed massa ultricies faucibus. Sed nec congue mi. Etiam accumsan lorem eu placerat venenatis. Duis fringilla pellentesque gravida. Orci varius natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Integer consequat libero euismod urna ornare, pretium molestie metus auctor.

CARA PEMBACAAN

  • REQUEST REVISI HASIL: Jenis permintaan revisi yang harus Anda lakukan. Jenis nya adalah revisi hasil. Maka, Anda harus melakukan revisi pada hasil yang Anda kerjakan.
  • SPK: YA/ TIDAK: Perintah pembuatan Surat Pernyataan Kesalahana.
    • Jika “Ya”, maka Anda harus membuat Surat Pernyataan Kesalahan. Cara nya ada disini: XXX. Jumlah SPK yang harus dibuat adalah 1 lembar.
    • Jika “Tidak”, maka Anda tidak perlu membuat Surat Pernyataan Kesalahan.
    • Dasar pembuatan Surat Pernyataan Kesalahan, bisa dilihat disini: XXX
  • KETERANGAN: Penjelasan atas keterangan kesalahan yang terjadi.
    • Anda harus melihat keterangan yang diberikan oleh atasan Anda dalam ticket online tersebut. Keterangan biasanya dijelaskan dalam bentuk Video Panduan, Voice Messages, atau text.
    • Pahami keterangan penjelasan yang diberikan kepada Anda. Bila ada yang kurang paham, membutuhkan informasi lebih lanjut atau sebuah akses, Anda bisa menanyakan nya kepada atasan Anda.
    • Setelah itu, kerjakan kembali keterangan yang dilakukan tersebut.
    • Bagian ini hanya akan dituliskan bila Anda diminta untuk melakukan revisi hasil. Jika revisi laporan yang diminta, bagian ini akan kosong.

Dari keterangan diatas, Anda bisa mengambil informasi sbb:

  1. Jenis revisi apa yang harus Anda kerjakan?. Apakah “Revisi Hasil”, “Revisi Pelaporan”, ataukah “Revisi Hasil+ Pelaporan”.
    1. Dengan mengetahui hal ini, Anda bisa memilih tindakan mengenai bagian mana yang harus Anda revisi !?. Apakah bagian hasil tugas yang harus di revisi, apakah bagian pelaporan saja yang harus direvisi, ataukah kedua nya.
  2. Pembuatan Surat Pernyataan Kesalahan. Apakah Anda harus membuat Surat Pernyataan Kesalahan atau tidak perlu?. Jawaban nya ada disini.
  3. Keterangan: Tindakan perbaikan apa yang harus Anda lakukan. Bisa diketahui di bagian ini.

Melakukan Revisi

Penjelasan revisi biasanya diberikan melalui Video Panduan. Meskipun ada cara lain dalam memberikan penjelasan (Voice Messages atau Text). Untuk melakukan revisi, silahkan pahami (lihat, dengarkan atau baca) penjelasan yang diberikan (baik itu dalam bentuk video, VM atau Text).

Revisi dilakukan karena terjadi kesalahan dalam pengerjaan. Kesalahan pengerjaan ini terjadi karena pelaksana kerja salah memberikan hasil kerja/ laporan.

Untuk bisa benar dalam mengirimkan revisi tugas, gunakan lah sebuah trik yang sama persis seperti trik dalam mengerjakan tugas pertama kali. Lihat kembali XXXX.

Membuat Surat Pernyataan Kesalahan

Mengirimkan Revisi

TUGAS MEMBUTUHKAN REVISI

Revisi yang dimaksud disini bukan hanya sebatas pada pengerjaan ulang tugas saja karena hasil tugas tersebut salah/ kurang tepat. Hal ini bisa saja dikarenakan beberapa hal berikut:

  1. Ada file hasil tugas yang tidak Anda berikan
  2. Pelaporan salah sehingga perlu diperbaiki pelaporan nya
  3. Tidak ada pelaporan.

Bila hal ini terjadi, maka biasanya terdapat balasan di ticket tersebut dengan text seperti ini: LAKUKAN REVISI- LAPORAN/ HASIL. Jadi, ada dua jenis revisi yang ada: Laporan dan Hasil. Dan dua jenis revisi tersebut memiliki tindakan yang berbeda dalam menyelesaikan nya.

REVISI PELAPORAN

Bila Anda diminta melakukan revisi pelaporan, silahkan lakukan identifikasi sendiri mengenai kesalahan yang Anda lakukan. Jenis permintaan REVISI PELAPORAN tidak memiliki penjelasan keterangan. Adapun langkah- langkah untuk melakukan revisi pelaporan adalah sbb:

  1. Lihat kembali ketentuan pelaporan yang ada di atas. Lihat di XXXX.
  2. Analisa satu persatu, di bagian manakah dari laporan yang Anda kirimkan tersebut yang salah.
  3. Selanjutnya, ada kemungkinan yang terjadi adalah sbb:
    1. Anda menemukan kesalahan pelaporan. Bila hal ini terjadi, Anda tidak boleh berhenti melakukan pengecekan. Karena biasa saja ada kesalahan lebih dari satu dari pelaporan yang Anda berikan tersebut.
    2. Anda TIDAK menemukan kesalahan pelaporan. Bila hal ini terjadi, coba ulangi lagi analisa dari pelaporan yang telah Anda lakukan. Biasanya, dengan menganalisa lebih dari 1X dengan lebih kritis lagi, kesalahan pelaporan bisa Anda temukan.
      1. Bila masih saja tidak mengetahuinya, silahkan hubungi atasan Anda melalui chat pribadi, kemudian dapatkan penjelasan dari dia.
  4. Bila sudah mendapatkan kesalahan yang terjadi, silahkan lakukan tindakan berikut:
    1. Balas ticket tersebut dengan menyertakan text: REVISI LAPORAN, kemudian dibawah nya kirimkan sesuai format yang benar sesuai ketentuan. Secara sederhana nya, dibawah text “REVISI LAPORAN” hanyalah berisikan revisi laporan yang benar, dan text itu sebagai keterangan saja.

SETELAH SELESAI MENGERJAKAN

Balas ticket tersebut dengan menyertakan text: REVISI HASIL, kemudian dibawah nya kirimkan sesuai format yang benar sesuai ketentuan dan berdasarkan hasil yang telah Anda kerjakan kembali.

CONTOH

REVISI HASIL

  1. Artikel marketing: XXX
  2. Video panduan: XXX

Perlu diketahui, format pelaporan mungkin bisa menjadi berbeda, dikarenakan hasil yang Anda kirimkan pun berbeda.

Contoh Kasus: XXXX

REVISI LAPORAN+ HASIL

Bila hal ini terjadi, maka bisa dikatakan hasil dan pelaporan Anda salah. Adapun hal yang harus Anda lakukan adalah sbb:

  1. Identifikasi kesalahan pelaporan yang Anda lakukan. Lihat caranya di prosedur diatas XXX
  2. Lakukan perbaikan atas hasil kerja. Lihat caranya di prosedur diatas XXX
  3. Lihat permintaan pembuatan Surat Pernyataan Kesalahan.
    1. Bila ada permintaan, maka Anda harus membuat Surat Pernyataan Kesalahan dengan menggunakan prosedur berikut: XXX
    2. Bila tidak ada permintaan, maka Anda tidak perlu membuatnya.
  4. Kirimkan kembali hasil dan laporan nya pada balasan Ticket Online tersebut, dengan menuliskan: REVISI LAPORAN+ HASIL. Kemudian, di bawah nya tuliskan laporan yang benar dan hasil yang benar (sudah di revisi).

 

Langkah- langkah

Mendapatkan pemberitahuan

Jika Anda mendapatkan tugas internal, maka deskripsi tugas tersebut akan dituliskan di Ticket Online, ataupun di dalam Forum XXX. Buka lah itu untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.

Ketika ada tugas, Anda akan mendapatkan pemberitahuan melalui email, WhatsApp, atau kedua nya. Bila terdapat pemberitahuan semacam itu, silahkan segera buka Ticket Online ataupun Forum nya.

Merespon Ticket

Ketika membuka Ticket yang di kirimkan, Anda akan mengetahui tugas apa yang harus dikerjakan. Silahkan baca, pahami dan lihat video tutorial atas tugas yang dikerjakan tersebut.

Setelah Anda melakukan nya, ada beberapa hal yang mungkin terjadi, dan berikut adalah solusi yang harus dilakukan.

  1. Terdapat pertanyaan, karena instruksi dirasa belum jelas.
  2. Ada hal tambahan yang ingin ditanyakan.
  3. Ada instruksi/ informasi yang missing atau belum disampaikan oleh pemberi tugas.
  4. Ada attribute yang kurang lengkap.
  5. Ada akses yang belum diberikan.

Setelah itu, hal yang harus Anda lakukan adalah:

  1. Menentukan kapan tugas/ projects itu bisa selesai. Berikan tanggal dan jam nya, sesuai dengan prediksi Anda sendiri.
  2. Balas ticket tersebut dengan ketentuan sbb: Rencana selesai: Hari senin, tanggal XXX, pukul: XXX
    1. Bila rencana pengerjaan Anda prediksi lebih dari 1 hari, maka tuliskan juga mengenai alasan nya mengapa harus lebih dari 1 hari.

Membutuhkan bantuan

Memahami lebih dalam mengenai tugas

Memahami tugas/ projects yang lebih mendalam lagi, di khususkan untuk sebuah projects. Bila tugas sederhana, Anda tidak diwajibkan melakukan hal ini.

Sebelum nya, Anda memahami sekilas tentang tugas tersebut untuk melakukan perhitungan deadline. Kali ini, Anda harus melakukan pemahaman lebih menyeluruh mengenai tugas tersebut.

Lihat juga level kesulitan di Ticket tersebut. Itu merupakan bantuan untuk menentukan tingkatan pola pikir yang kritis yang harus di Anda lakukan. Tingkat level kesulitan tersebut akan ditentukan dari kemampuan Anda VS kesulitan yang mungkin akan Anda hadapi.

Sebagai suatu contoh, terdapat sebuah tugas untuk membuat formula di Google Spreadsheet. Tugas ini seharusnya diberikan oleh anggota yang memiliki latar belakang administrasi. Tetapi, dikarenakan saat itu anggota dengan latar belakang administrasi semua pada sibuk, maka tugas tersebut diberikan kepada Anda. Dimana Anda (dalam contoh kasus ini) memiliki latar belakang pendidikan psikologi.

XXXXX

atas tugas yang harusnya di kerjakan, sehingga Anda bisa lebih waspada lagi.

Membutuhkan bantuan (Bag. 2)

XXX

Mulai mencari informasi

 

Hal yang harus dipahami

Membutuhkan Bantuan

Melihat balasan respon

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *