Pendahuluan

Sebelum beranjak ke hal yang teknis, ada beberapa pemahaman yang perlu Anda ketahui. Pemahaman ini adalah sebagai fondasi dasar atas sudut pandang yang harus dimiliki agar pembuatan sistem kerja ini bisa berjalan dengan benar. Sangat krusial nya pemahaman dasar ini adalah seperti seorang customer service yang harus memiliki tendensi sikap untuk selalu menganggap pelanggan adalah raja. Sehingga, dengan tendensi sikap seperti ini, maka pelayanan yang diberikan akan menjadi memuaskan. Lain jika hal nya Customer Service malah memiliki tendensi sikap kalau pelanggan adalah orang yang membutuhkan mereka untuk menyelesaikan masalah yang dialaminya. Keadaan nya mungkin akan berbeda. Customer Service mungkin akan banyak ngomel- ngomel kepada pelanggan. Sehingga, jika hal ini terjadi, kebanyakan pelanggan akan merasa tidak senang dan akan berpindah menggunakan produk lain. Itulah yang disebut dengan Tendensi Sikap. Dalam pembuatan sistem kerja, tendensi sikap tertentu harus dimiliki agar sistem kerja yang dibuat akan berhasil dibuat dengan baik. Adapun tendensi sikap yang harus dimiliki, bisa dilihat dibawah ini.

Penjelasan Lanjutan

Anda (Supervisor) bertugas untuk mebangun dan mengawasi seluruh sistem kerja di dalam project yang diberikan kepada Anda, agar semua berjalan dengan baik dan menciptkan keuntungan di masa depan. Anda sendiri yang menentukan pekerjaan apa yangb harus di pegang, dan apa pekerjaan yang harus dikerjakan oleh orang lain (User dan Kepala Divisi). Project ini bisa tumbuh dan maju apabila Anda bisa menggarapnya dengan baik. Namun bisa juga hancur dan mati bila Anda sebaliknya.

Keuntungan terbesar bukan uang, namun waktu luang yang Anda dapatkan sembari mendapatkan penghasilan pasif atas sistem yang telah Anda bangun. Ketika Anda memiliki waktu luang, Anda bisa membangun project yang lain lagi bersama Superintendent. Ini seperti menanam pohon. Ketika Anda telah selesai merawatnya, Anda bisa membiarkan nya tumbuh dan menghasilkan keuntungan bagi Anda. Dan, ketika Anda sudah selesai menanam satu pohon ini, Anda bisa menanam pohon yang lain, merawatnya lagi, membiarkan nya tumbuh dan mendapatkan keuntungan dari pertumbuhan nya.

Oleh karena itu, Anda harus membangun Sistem Kerja yang solid (kokoh). Sehingga, Project ini bisa bertahan dalam jangka waktu yang sangat lama. Semakin lama project ini hidup, semakin besar pula penghasilan yang akan Anda dapatkan. Sebagai contoh kasus, Anda membangun sistem di dalam project ini selama 2 bulan. Setelah pembangunan selama 2 bulan, Anda tinggal melakukan pengawasan saja. Pengawasan ini sangat mudah dilakukan, dan tidak akan membutuhkan banyak waktu. Penghasilan dari project yang Anda buat ini (anggap saja) Rp. 500.000/ bulan. Pengecekan hanya dilakukan selama beberapa jam, satu minggu sekali. Jika project ini tumbang dalam kurun waktu 6 bulan, maka keuntungan yang Anda dapatkan hanyalah Rp. 500.000X 6= 3.000.000 saja. Tetapi, bila project ini bisa bertahan hingga 60 bulan (5 tahun), maka keuntungan yang Anda dapatkan adalah Rp. 500.000 X 60= 30.000.000. Dan tentu saja, apabila Anda sukses mengerjakan project ini, akan ada project lain yang diberikan kepada Anda dan pengawasan bisa dilakukan oleh orang lain.

Dengan memahami bahwa tugas utama Anda adalah membangun sistem kerja yang kokoh, Anda akan memikirkan dengan lebih dalam tentang: Bagaimana cara agar User bisa menjalankan SOP dengan baik, bagaimana cara agar User benar- benar mengerti SOP yang diberikan, pengawasan yang seperti apa yang harus dilakukan agar Output yang di kirimkan benar- benar bagus, dll. Dengan memikirkan hal tersebut, Anda bisa mudah dalam membuat sistem kerja yang tidak sembarangan.

Namun, untuk menanggulagi kegagalan dan bencana besar lain nya, juga untuk memperpendek TRIAL, maka ada seperangkat program dan aturan yang harus dijalankan. Program dan aturan ini adalah rangkuman dari TRIAL yang telah dilalui oleh para pendahulu Anda selama bertahun- tahun. Program dan Aturan ini menuliskan tentang hal apa yang harus Anda lakukan dan yang tidak boleh dilakukan. Dan semua itu, dituliskan dibawah ini.

Sistem kerja adalah suatu proses mengerjakan sesuatu. Ya, itu adalah gambaran garis besar nya. Sistem kerja dituliskan disebuah dokumen yang sering disebut dengan SOP (Standart Operational Procedure) ataupun OLP.

Hal Utama sebelum Memberikan Perintah kepada Orang Lain

SOP atau OLP ini adalah panduan yang digunakan oleh tenaga kerja (atau User) dalam menjalankan aktivitas kerja. Sekarang Anda bayangkan, apa jadinya tenaga kerja yang tidak dibekali dengan OLP?. Mereka akan Bingung karena tidak tahu harus membuat barang/ produk seperti apa, harus berbuat apa, bingung karena tidak tahu bagaimana cara membuat nya, tidak tahu alat apa yang digunakan, dll. Intinya, Anda tidak bisa begitu saja memerintahkan seseorang untuk mengerjakan sesuatu sebelum Anda:

• Menjelaskan apa yang harus mereka lakukan.
• Menjelaskan hasil (output) seperti apa yang harus dibuat.
• Memberikan materi yang bisa proses.
• Memberikan peralatan yang perlu digunakan.
• Dan beragam hal lain nya…

Konten penting di dalam SOP/ OLP

Dokumentasi Sistem Kerja, atau yang disebut dengan SOP/ OLP tersebut, berisi penjelasan tentang semua hal yang ada di dalam proses kerja. Ya, semua hal, yang meliputi:

• Materi apa yang harus digunakan.
• Bagaimana cara penggunaan nya.
• Dan masih banyak hal lain nya lagi, yang akan dibahas di bab selanjutnya.

Tujuan Pembuatan Sistem Kerja

• Memahami ketentuan pembuatan sistem kerja yang telah di tetapkan, sehingga Manager Dep0artement tidak akan mengalami salah persepsi. Sehingga, tidak akan ada salah persepsi antara pembuat ketentuan dengan orang yang diajari mengenai ketentuan tersebut. Hasil akhirnya adalah sinkronisasi dan pemahaman yang sama, antara perintah dengan apa yang dikerjakan.
• Manager Departement mampu memahami kondisi aktual dalam membuat sistem kerja, sehingga bisa membuat sistem kerja yang tepat sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Pemahaman kondisi adalah melihat realita yang terjadi, sehingga dengan pemahaman yang benar, planing yang dibuat akan sukses (sedikit yang meleset).

Fungsi atau Kegunaan Sistem Kerja

Sistem kerja tidak hanya membuat panduan untuk User untuk mengerjakan suatu tugas. Tetapi meliputi cara memastikan Output yang dikirimkan dalam keadaan baik (Quality Control), cara melacak Output untuk meminta pertanggung jawaban dari User, dll. Selengkapnya tentang kegunaan sistem kerja, bisa dilihat dibawah ini:

1. Menjaga agar organisasi/ perusahaan masih tetap bisa beroperasi, meskipun kehilangan User.
   1. User bisa datang dan pergi sesuak hati mereka. Untuk menanggulangi hal ini, maka Anda perlu membuat sistem yang solid, terstruktur dan tertata rapi. Sehingga, apabila User keluar, maka kita bisa mendapatkan User pengganti yang lain, yang bisa mengisi posisi dalam sistem tersebut. Sehingga, sistem kerja masih bisa berjalan meskipun ada User yang keluar kerja.
2. Mengetahui dan menyediakan:
   1. Peralatan apa yang perlu dipersiapkan untuk bisa menjalankan prosedur kerja.
   2. Materi apa yang perlu dipersiapkan untuk bisa menjalankan prosedur kerja.
   3. Sarana administrasi apa yang perlu dibuat atau dipersiapkan untuk bisa menjalankan prosedur kerja.
3. Memberikan penjelasan secara rinci kepada User (Pelaku sistem kerja) tentang:
   1. Hasil (output) seperti apa yang perlu dibuat (dihasilkan).
   2. Jumlah atau takaran materi yang perlu digunakan, untuk bisa menghasilkan output yang ditetapkan.
   3. Cara seperti apa yang harus dilakukan untuk bisa menghasilkan output yang ditetapkan.
   4. Apa yang harus dilakukan oleh User apabila menemui suatu kendala.
4. Melacak output yang dihasilkan oleh User, dengan tujuan:
   1. Mengidentifikasi sumber/ penyebab permasalahan atas cacat output yang ditemukan.
   2. Membebankan pertanggung jawaban atas pelaku kerja yang menghasilkan cacat output.
   3. Menentukan jumlah pemblokiran atas output cacat yang ditemukan.
5. Melakukan pengecekan dan pengawasan terhadap output maupun aktivitas kerja yang dilakukan oleh User, dengan tujuan:
   1. Memastikan output berkualitas baik.
   2. Menahan dan tidak membebaskan ke pasar untuk output cacat yang ditemukan.

Hal lain yang perlu Anda pelajari

Untuk bisa menjadi ahli manajemen, Anda mungkin perlu mempelajari hal lain dibawah ini.

• Keuntungan Membuat Sistem Kerja.
• Ketentuan Penulisan dan Memposting PD