Business News

Aspek Tambahan dalam Pembuatan Sistem kerja

Pembuatan sistem kerja tidak selalu dilakukan dengan menuliskan cara kerja nya saja. Terkadang Anda perlu membuat sarana administrasi ataupun memberikan akses ke halaman tertentu kepada User, agar mereka bisa menjalankan pekerjaan tersebut. Hal- hal tambahan yang perlu dibuat maupun disediakan ini disebut sebagai “Aspek Tambahan”. Jenis- jenis aspek tambahan tersebut bisa dilihat dibawah ini.

  • Sarana Administrasi: Pembuatan sarana Administrasi dapat berupa: Template output, formulir pengecekan, formulir perhitungan, dan hal lain nya yang berhubungan dengan sheet (kertas maupun aplikasi ms. Office).
  • Tempat penyimpanan data: User yang telah menjalankan aktivitas kerja, biasanya menghasilkan output yang berupa beragam data. Biasanya data itu di tuliskan dalam Ms. Words, Excel ataupun Notepad. User akan mengirimkan output nya ke Folder Cloud Member. Untuk mengamankan file data ini agar tidak diubah oleh User ataupun kerusakan lain (tidak sengaja terhapus atau tidak sengaja ter rename), data tersebut di pindahkan di bagian yang lain. Supervisor memiliki hak untuk menetapkan lokasi data tersebut disimpan, ataupun membuat tempat lain (folder lain ataupun tempat penyimpanan lain seperti: Mediashare, 4shared, dll) untuk penyimpanan data tersebut.
  • Akses database tertentu: Database adalah kumpulan informasi dalam jumlah banyak, dan biasanya disimpan di dalam spreadsheet. Alasan penyimpanan di spreadsheet adalah agar data tersebut bisa di update, dan update (pembaruan) itu bisa diakses (dilihat) oleh orang- orang yang memiliki kepentingan dalam penggunaan database tersebut. Kepala Divisi bisanya memiliki wewenang untuk mengakses database tersebut, untuk nantinya diberikan secara terpisah kepada User. Karena User biasanya tidak boleh mengakses Database.
  • Akses terhadap Data Login tertentu: Penggunaan sebuah peralatan (tools) yang bersifat premium biasanya memerlukan Data Login (Username dan Password) untuk dapat digunakan. Contonya saja adalah VPN HMA PRO. Data login ini, karena biasanya memiliki konten sedikit (karena biasanya terdiri dari email/ username dan password saja) dituliskan di sebuah halaman
  • POST dengan kategori “AKSES”: Anda terkadang perlu memberikan data login ini kepada User, agar mereka bisa menggunakan peralatan (tools) untuk mengerjakan aktivitas kerja.
  • Pembuatan materi pembelajaran dasar: Terkadang penulisan prosedur kerja saja tidak cukup untuk membuat user mampu mengerjakan aktivitas kerja nya. Kadang diperlukan sebuah pembelajaran dasar khusus agar user benar- benar bisa mengerjakan aktivitas kerja tersebut. Pembelajaran dasar ini bisa dituliskan di dalam POST situs utama STAR SHARE. Contoh nya: Pembelajaran dasar tentang CCleaner.
  • Menyediakan Peralatan: Peralatan yang dimaksud contohnya adalah seperti: software, UATAC, dll. Anda terkadang perlu memberikan link yang menuju sebuah halaman yang berisi peralatan agar User bisa mengerjakan aktivitas kerja nya.
    Peralatan dituliskan dalam sebuah halaman dengan kategori Tools. Halaman tersebut berisi informasi tentang: Penjelasan peralatan tersebut, cara instalasi, link download, cara penggunaan, dll.
  • Supervisor Tidak Boleh Mengambil Bagian dalam Sistem kerja: Supervisor tidak boleh menuliskan prosedur kerja untuk dirinya sendiri. Supervisor sama sekali tidak boleh mengambil bagian dalam sebuah pekerjaan. Sistem kerja yang dibuat harus ditunjukan kepada Kepala Divisi maupun User. Pembuatan sistem kerja ditunjukan untuk:
    • Kepala Divisi yang perlu mempersiapkan semua materi untuk diproses.
    • Prosedur Kerja untuk User.
    • SOP untuk melakukan pengecekan output yang dihasilkan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *