Cara Seorang Pengawas/ Koordinator/ Supervisor/ Manager melakukan Pengecekan hasil kerja subordinat/ anak buah nya- Hasil pekerjaan harus di check. Bila tidak, bisa- bisa hasil kerja (produk) yang cacat terbawa ke pasaran. Pengecekan tidak harus semua dilakukan. Tetapi bisa menggunakan metode sampling (pengecekan sebagian), ataupun menggunakan metode pengecekan lain nya.
Kosep Melakukan Pengecekan
Gunakan Alur Proses Pelaku Kerja untuk melakukan Pengecekan
Dalam praktek nya, pihak Upline/ atasan (Pengawas/ Koordinator/ Supervisor/ Manager) bisa menggunakan prosedur kerja yang dipakai oleh pelaku proses (downline/ anak buah nya) untuk mengecek hasil kerja tersebut. Jadi, pihak Upline harus mengerti dan memahami sepenuhnya tentang bagaimana proses kerja tersebut terjadi. Kemudian, menggunakan alur proses itu untuk merunut hal- hal apa saja yang harus di check.
Jadi, bila Anda mungkin saat ini berperan sebagai pihak Upline, maka hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mengetahui alur proses dari apa yang dilakukan oleh anak buah Anda. Beberapa organisasi sering nya mengangkat Pelaku Proses yang dianggap memiliki kemampuan yang bagus dalam menjalankan pekerjaan, menjadi Upline (kepala divisi). Hal ini menjadi lebih efektif karena Kepala Divisi tersebut berangkat dari bawah dan mengetahui betul mengenai alur proses nya, karena dia sebelum nya sudah pernah mempraktekan nya.
Gunakan Checklist untuk mempermudah pengecekan
Checklist berfungsi untuk memastikan bahwa setiap tindakan yang dilakukan pelaku proses tidak ada yang terlewat. Checklist inipun bisa digunakan oleh Kepala Divisi untuk melakukan pengecekan, agar tidak ada setiap tindakan pengecekan yang terlewat.
Harus fokus dan serius dalam melakukan Pengecekan
Pelaku proses harus fokus dalam mengerjakan aktivitas kerja. Sedangkan Kepala Divisi harus fokus dalam melakukan pengecekan dan memastikan bahwa hasil kerja yang dikerjakan oleh subordinat nya telah sesuai dengan standar. Kepala Divisi terkadang juga mengambil pekerjaan dalam aktivitas kerja untuk mengisi waktu luang bilamana dia tidak memiliki pekerjaan karena menunggu hasil yang diberikan subordinat nya. Tapi, harus di sadari, bahwa tugas nya adalah melakukan pengecekan dan memastikan hasil akhir dari yang dikerjakan oleh orang- orang nya itu bagus.
Contoh Tindakan
Mendapatkan Dokumen Prosedur Kerja
Meskipun ada perusahaan yang tidak memiliki prosedur kerja tertulis (SOP), namun sebuah prosedur kerja memang harus nya ada dokumentasi nya. Bila perusahaan tempat Anda bekerja memiliki dokumentasi ini, dapatkanlah dokumen tersebut. Hal ini memudahkan Anda nantinya dalam melakukan pengecekan menggunakan checklist yang disediakan.
Gunakan Checklist
Setelah mendapatkan prosedur kerja, gunakanlah checklist untuk melakukan pengecekan. Fungsi utama checklist ini sudah dijelaskan diatas, yaitu memastikan bahwa setiap langkah tindakan kerja termonitor dengan baik.
Baca SOP Sambil mengisi checklist
Baca dokumen prosedur kerja nya, sambil mengisi checklist. Pertama- tama, Anda harus melakukan nya. Setelah mungkin sekitar 10X melakukan nya, Anda bisa menghemat waktu pengecekan tanpa membaca terlalu banyak prosedur kerja tersebut.
