Mencatat Durasi Pengerjaan

Penting untuk memiliki dokumentasi atau sekurang-kurangnya catatan tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas. Hal ini akan membantu dalam menghitung estimasi waktu pengerjaan di masa mendatang, atau mengetahui berapa lama waktu yang mungkin dibutuhkan jika tugas dikerjakan dalam skala yang lebih besar.

Sebagai contoh, jika Anda membuat kue jenis A dan membutuhkan waktu 8 jam untuk menyelesaikannya, kemudian membuat kue jenis B yang membutuhkan waktu 4 jam, dan kue jenis C yang membutuhkan waktu 3 hari.

Dengan mencatat durasi pengerjaan tersebut, Anda bisa memprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan jika Anda harus membuat 5 buah kue jenis A, 2 buah kue jenis B, dan 8 buah kue jenis C (40 jam + 8 jam + 192 jam = 240 jam, dengan 8 jam kerja/ hari).

Disarankan untuk memiliki “Buku Catatan Durasi Pengerjaan” yang berisi detail seperti kapan tugas tersebut dikerjakan, mulai dari jam berapa hingga jam berapa, serta subjek atau jenis tugas yang dikerjakan.

Tujuannya adalah agar di masa mendatang, Anda bisa lebih yakin dalam menggunakan data dari catatan durasi pengerjaan tersebut. Meski mungkin terlihat sederhana, catatan ini sangat penting terutama jika Anda sedang mengerjakan proyek yang kompleks.

Dengan mencatat detail penting dalam buku catatan khusus ini, Anda bisa merujuk ke catatan tersebut di masa mendatang untuk membuat perkiraan waktu pengerjaan.

Memahami Sepenuh Hati

Yang kedua adalah, pahami dalam batin, untuk jangan pernah terjerumus ke dalam optimisme bias. Jangan sampai merencanakan dengan target buta, atau tanpa perhitungan sebelumnya.

Perhitungan wajib dilakukan, sebelum membuat sebuah rencana. Jika belum ada perhitungan, maka kamu tidak boleh membuat rencana. Karena tidak mungkin rencana akan berhasil sesuai target waktu yang tepat, tanpa ada percobaan yang secara nyata dilakukan.

Jangan hanya mengandalkan prediksi kasar. Karena jikalau kamu berhasil mengerjakan, maka itu bisa dianggap kamu beruntung. Bukan nya cerdas dalam merencanakan.

Dan selalu ingat, semangat semata tidak bisa mempercepat waktu proses. Jikalau bisa, hanya bisa mempercepat proses pengerjaan nya, tapi tidak secara signifikan.

Anda hanya memiliki dua opsi: mengerjakan atau menyesuaikan target tugas.

Proses kerja tidak selalu bisa ditingkatkan hanya dengan semangat dan tenaga. Jika Anda merasa membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikan suatu tugas, Anda mungkin perlu menyesuaikan targetnya.

Misalnya, Anda diberikan waktu satu minggu untuk membuat 200 buah kue Tar. Jika dengan jumlah tenaga kerja yang Anda miliki saat ini, satu minggu terasa kurang cukup, Anda harus berani untuk memutuskan apakah akan membatalkan atau menurunkan target 200 buah kue tersebut.

Namun, jika pembuatan kue Tar ini sangat penting bagi Anda, maka Anda harus menciptakan prosedur kerja yang memungkinkan proses pembuatannya lebih cepat.

Anda hanya bisa melakukan dua hal: menerima jumlah output yang mungkin bisa Anda hasilkan berdasarkan perhitungan (meski harus menunda waktu penyelesaian), atau mengganti tugas dengan metode kerja lain jika Anda memiliki opsi tersebut.

Bersemangat mengerjakan semua yang Anda perlukan untuk memberikan hasil sebaik mungkin, sesuai dengan apa yang Anda anggap lengkap dan berdasarkan pengetahuan Anda saat ini, tidak selalu efektif.

Luangkan waktu setiap hari untuk evaluasi

Keempat, selalu luangkan waktu setiap hari untuk melakukan evaluasi. Jangan sampai terlalu bersemangat, menggunakan semua waktu dalam satu hari yang ada, untuk mengerjakan suatu tugas yang akhirnya tidak bisa selesai, atau -lebih buruknya – sebenarnya ada jalan alternatif yang bisa dipakai untuk mempercepat nya.

Dengan melakukan evaluasi, bisa jadi Anda menemukan sebuah ide atas metode/ cara yang sangat berbeda dari cara yang Anda gunakan sekarang, yang bisa membuat pengerjaan selesai jauh lebih cepat.

Gunakan Sistem Kerja

Kelima, gunakan sebuah sistem, atau buat sebuah panduan kerja, guna memudahkan pengerjaan. Suatu tugas, bisa selesai lebih lambat jika tidak ada panduan dalam mengerjakan nya. Sebaliknya, akan menjadi lebih cepat selesai, jika ada panduan mengerjakan nya.

Namun, kamu harus memahami, bahwa pembuatan sebuah sistem kerja, memakan banyak waktu. Sehingga, kamu harus memilih, mana yang “worth” untuk dibuat prosedur kerja nya, dan mana yang tidak.

Tugas yang perlu dikerjakan dalam skala besar dan waktu panjang kedepan nya, sangat “Worth” untuk dibuat sistem kerja nya. Kalau untuk tugas kecil, lebih baik dikerjakan tanpa perlu menggunakan panduan.

Tugas Manajer adalah memerintah

Keenam. Selalu pahami, tugas mu sebagai head manager adalah memerintah. Bukan mengerjakan. Hindari mengerjakan tugas kecil yang tidak terlalu bermanfaat.

Fokus manajer adalah mencari orang yang hebat, dan memerintah mereka. Manajer bukanlah tenaga ahli.