Meskipun tampak ‘simple’, namun untuk membuat perhitungan nya tidaklah mudah. Silahkan pahami dulu keadaan nya menggunakan penjelasan berikut ini.
Memahami Masalah
Dua jenis data yang bisa digunakan
Stock Opname biasanya dihitung dalam interval bulanan. Dengan melakukan stock opname, kita mengetahui saldo akhir paling akurat, karena menghitung nya secara langsung. Di sisi lain, kita juga memiliki nilai saldo akhir harian, yang di hitung diatas kertas setiap minggu nya. Maksud dari di hitung diatas kertas adalah, nilai tersebut mungkin tidak akurat. Karena hanya dihitung berdasarkan data saja, dan tidak di cek secara langsung. Kita membutuhkan saldo akhir harian, untuk melakukan perhitungan penting seperti: Rencana produksi, jumlah material terkini, dan lain nya. [caption id="attachment_18916" align="alignnone" width="500"]
GB: Stock Opname[/caption]
[caption id="attachment_18917" align="alignnone" width="500"]
GB: Saldo akhir harian[/caption]
Jadi ada dua pilihan saldo akhir yang kita miliki. Pertama adalah saldo akhir harian (di atas kertas), dan kedua adalah nilai saldo akhir dari stock opname (perhitungan aktual).
Data mana yang perlu digunakan?
Tentu antara data Stock Opname (data pertama) dan data perhitungan harian diatas kertas (data kedua), yang paling akurat untuk dipakai adalah data dari stock opname (data kedua). Karena nilai tersebut didapatkan dari perhitungan aktual. Namun, dalam 1 bulan, terdapat sekitar 30 hari. Dan data stock opname, perlu menggantikan data pada salah satu hari tersebut, untuk mendapatkan data paling akurat. Bagaimana cara (pembuatan formula excel) guna memilih antara data stock opname, atau data dari saldo akhir mingguan?. Agar tidak salah mengerti, silahkan simak contoh keadaan dibawah ini.Contoh Keadaan
Dilakukan perhitungan Stock Opname di akhir bulan Maret 2022. Tepat nya pada hari Kamis, tanggal 31 Maret 2022. Tanggal tersebut berada di pertengahan minggu ke 14. Nilai stock opname tersebut, harus diterapkan di dalam pertengahan kolom minggu ke-14, di hari Kamis. Lihat tabel dibawah ini untuk lebih jelas nya.
Solusi (Teori)
Mengetahui Saldo Akhir harian
Pertama- tama, perlu dihitung saldo akhir di spreadsheet harian terlebih dahulu. Tujuan nya nanti untuk memudahkan perpindahan nilai saldo akhir Stock Opname. Dalam contoh ini, saldo akhir harian dianggap sudah ada (sudah di hitung). Jika Anda belum menghitung atau tidak memiliki nilai saldo akhir harian ini, silahkan lihat cara nya di: Cara menghitung Saldo Akhir Harian Catatan: Nilai Saldo Akhir mingguan ini, dibuat urut dalam satu tabel, agar memudahkan pembacaan nya. [caption id="attachment_18925" align="alignnone" width="500"]
Nilai saldo akhir harian[/caption]
Saldo Akhir Stock Opname bulanan
Selanjutnya, kita perlu nilai Stock Opname, yang nantinya akan digunakan untuk mengubah nilai saldo akhir pada akhir tanggal bulan saat ini. Stock opname ini dibuat dalam interval bulanan. Sehingga, nilai yang ada disini adalah nilai yang didapatkan di akhir bulan. [caption id="attachment_18924" align="alignnone" width="500"]
Nilai stock opname bulanan[/caption]
Tabel tanggal
Kunci perhitungan pertama disini adalah ada pada penggunaan tanggal. Kegunaan tanggal yang ada di tabel ini, akan lebih bisa dimengerti apabila membaca “Formula Pemilihan” yang ada di bagian bawah nanti. Sementara ini, kita pahami dulu mengenai pembacaan atas tabel tanggal berikut. [caption id="attachment_18928" align="alignnone" width="500"]
Tampilan tabel tanggal[/caption]
SN, SL, RB, adalah kode hari, yang menunjukan hari Senin, Selasa, Rabu, dan seterusnya.
Angka “2” pada contoh tabel tanggal diatas, menunjukan bahwa pada hari Senin (SN) yang ada di kolom tersebut, merupakan hari dimana perhitungan Stock Opname dilakukan di bulan 2 atau Februari.
Data tersebut mengambil dari Spreadsheet lain, yang bernama Spreadsheet Tanggal.
[caption id="attachment_18930" align="alignnone" width="500"]
Spreadsheet tanggal[/caption]
Angka “2” hanyalah bagian “minggu” saat ini, yang diambil dari Spreadsheet tanggal. Maksud nya seperti ini:
Misalnya, untuk spreadsheet GDM: Umum- MG 10 (Minggu ke-10), tanggal nya diambil menggunakan IMPORTRANGE, dari Spreadsheet Tanggal kolom: BO17:BU17.
[caption id="attachment_18931" align="alignnone" width="500"]
Minggu 10, diambil dari range “Spreadsheet Tanggal” sebelah sini[/caption]
Sedangkan untuk spreadsheet GDM: Umum- MG 11 (Minggu ke-11), tanggal nya diambil menggunakan IMPORTRANGE, dari Spreadsheet Tanggal kolom: BV17:CB17.
Di setiap tanggal terakhir perpindahan bulan, ditandai dengan angka 1, 2, 3, dst.
[caption id="attachment_18932" align="alignnone" width="500"]
Minggu 11, diambil dari range “Spreadsheet Tanggal” sebelah sini[/caption]
Setiap sheets atas minggu tertentu, diambil tanggal nya sesuai ROW nya langsung, dari Spreadsheet Tanggal. Jadi, memang harus membuat formula IMPORTRANGE yang berbeda, dengan jumlah sekitar 53 an (sesuai jumlah minggu dalam satu tahun).
Formula Pemilihan
Kunci perhitungan kedua, ada pada Formula Pemilihan ini. Salah satu bentuk formula nya, adalah seperti ini:=IFS(CE$6=“”,BK6, CE$6=1,BS6, CE$6=2,BT6, CE$6=3,BU6, CE$6=4,BV6, CE$6=5,BW6, CE$6=6,BX6, CE$6=7,BY6, CE$6=8,BZ6, CE$6=9,CA6, CE$6=10,CB6, CE$6=11,CC6, CE$6=12,CD6)Untuk pembacaan nya, adalah seperti ini:
- Jika kolom “SN” adalah 1, maka nilai nya akan mengambil dari Stock Opname bulan ke 1 atau Januari.
- Jika kolom “SN” adalah 2, maka nilai nya akan mengambil dari Stock Opname bulan ke 2 atau Februari.
- Hal ini berlaku seterusnya. Termasuk untuk kolom SL, RB, dan yang lain nya.
- Sedangkan jika kolom “SN” adalah “” (kosong), maka nilai nya akan mengambil dari saldo akhir harian di hari Senin.
Tampilan formula pemilihan[/caption]
Untuk bisa menjelaskan fungsi formula tersebut, lihat cara pembacaan nya pada salah satu contoh formula dibawah ini.
Jika kolom “SN” adalah 1, maka nilai nya akan mengambil dari Stock Opname bulan ke 1 atau Januari.“Jika kolom ‘SN’ adalah 1”, hal ini berarti: Hari Senin (atau “SN”) minggu tersebut, bersamaan dengan perhitungan stock opname untuk bulan ke-1 atau Januari. Sehingga, di hari tersebut, ada data Stock Opname bulan Januari. Atau, lebih tepat nya; di hari Senin tersebut, dilakukan perhitungan Stock Opname untuk akhir bulan Januari. Sehingga, karena ada nilai stock opname yang tersedia, maka nilai saldo akhir yang dipakai adalah nilai stock opname di bulan januari tersebut. Bukan nilai perhitungan harian.
