Salah satu bagian dalam organisasi/ bisnis/ perusahaan yang bergerak di bidang IT dan menggunakan instrumen IT (Teknologi Informasi) adalah bagian: Customer Service (Customer Care) dan Bagian Teknis.

Bagian Customer Care berhadapan langsung dengan pembeli/ customer untuk melakukan komunikasi, membantu pembayaran, memandu melakukan pemesanan, dll. Hasil akhir yang di dapatkan adalah sebuah Order dan dana yang diterima dari Customer.

Di sesi kali ini, kita akan berfokus mengenai Order. Perihal mengenai dana yang diterima dari Customer akan diteruskan ke bagian Finance/ accounting (yang saat ini tidak kita bahas disini).

Setelah Customer Service mendapatkan detail order, maka informasi tersebut akan dikirimkan ke bagian Teknis untuk di kerjakan. Setelah irder (pesanan) itu dikerjakan, barulah nanti hasil pengerjaan nya di kirimkan kepada Customer, baik itu secara langsung ataupun melalui Customer Service lagi.

Dalam panduan kali ini, Pembeli (Customer) menggunakan sarana pembayaran WooCommerce, untuk memudahkan proses dan pendokumentasian. Sayang nya, tentu saja, tidak sedikit kasus menyimpang yang terjadi ketika bagian CS (Customer Service) berhadapan dengan pembeli. Berikut adalah cara penanganan nya.

 

Alur Kerja Order di Departemen Customer Service

Customer Service atau yang sering dikenal dengan Customer Care memegang peran penting dalam menerima, mengkonfirmasi, dan mengalihkan pesanan ke Bagian Teknis.

Penerimaan Order Baru

• Kondisi: Pelanggan membuat order atau CS membuatkan order untuk Pelanggan.
• Pemberitahuan: Email ke NEW ORDER ke cs.foxytracker@gmail.com.
• Status Order: On Hold.

Penanganan Order yang Tidak Benar

• Kondisi: Pelanggan iseng atau tidak sengaja membuat order baru.
• Pemberitahuan: Email ke NEW ORDER ke cs.foxytracker@gmail.com.
• Status Order: On Hold.
• Tindakan: Move to Trash (buang pesanan).

Konfirmasi Pembayaran

Dalam fase ini, Customer Service melakukan verifikasi pembayaran yang diterima dari pelanggan.

1. Pembayaran Sukses

• Kondisi: CS memverifikasi pembayaran dan dinyatakan valid.
• Status Order: On Hold berubah menjadi Ready.
• Pemberitahuan: Mark as Ready.

2. Pembayaran Tidak Valid atau Belum Diterima

• Kondisi: Pembayaran ternyata palsu, tidak diterima, atau masih menunggu.
• Status Order: On Hold berubah menjadi Failed.
• Pemberitahuan: Failed Order.
• Tindakan: Mark Failed.

Pembatalan Pesanan

• Kondisi: CS menerima permintaan pembatalan dari pelanggan.
• Status Order: On Hold berubah menjadi Canceled.
• Pemberitahuan: Cancelled Order.
• Tindakan: Mark Cancelled.

 

Proses Order di Bagian Teknis

Setelah mendapatkan pesanan dari Customer Service, Bagian Teknis bertugas menggarap dan menyelesaikannya.

Pengerjaan Pesanan

• Kondisi: Anggota teknis mulai menggarap pesanan.
• Status Order: Ready berubah menjadi Processing.
• Pemberitahuan: Processing Order.
• Tindakan: Mark Processing.

Penyelesaian Pesanan

• Kondisi: Pesanan telah selesai dikerjakan oleh tim teknis.
• Status Order: Processing berubah menjadi Complete.
• Pemberitahuan: Complete Order.
• Tindakan: Mark Complete.

 

Penutup

Pemahaman mengenai alur kerja pesanan dalam bisnis berbasis IT adalah kunci untuk memastikan setiap order dihandle dengan efisien dan efektif. Dengan platform seperti WooCommerce, koordinasi antar departemen menjadi lebih mudah dan terstruktur.

Pastikan tim Anda selalu terlatih dan mengupdate pengetahuannya agar dapat merespons setiap perubahan dan tantangan yang mungkin muncul di masa depan.