Dalam era digital saat ini, keamanan dan akuntabilitas menjadi prioritas. Jika Anda mengelola situs web atau platform online, menerima laporan penyalahgunaan (abuse) dari pengguna Anda adalah hal yang kritikal.
Berikut adalah bagaimana Anda dapat mengatur sebuah formulir “Abuse” di WordPress dengan menggunakan plugin Contact Form 7, termasuk bagaimana menanggapi dan menindaklanjuti laporan tersebut.
Formulir Pengisian
Dengan menggunakan kode HTML berikut, Anda bisa membuat formulir sederhana namun efektif untuk menerima laporan abuse:
Elemen Dasar Formulir
Formulir ini terdiri dari beberapa bagian penting:
<label> Nama Anda
[text your-name] </label>
<label> Email
[email your-email] </label>
<label> WhatsApp
[email your-phone] </label>
<label> Judul Pesan (wajib)
[text* your-subject] </label>
<label> Pesan Anda (wajib)
[textarea* your-message] </label>
<label> Lampiran
[file lampiran limit:20mb filetypes:gif|png|jpg|jpeg|pdf] </label>
[submit "Kirim"]
Formulir ini memungkinkan pengguna untuk menyertakan informasi kontak, judul pesan, detail dari keluhan atau laporan, serta lampiran relevan jika diperlukan.
Notifikasi untuk Pengawas
Setelah formulir diisi, notifikasi akan dikirimkan ke pengawas platform untuk tindakan lebih lanjut:
Format Notifikasi
Notifikasi akan muncul sebagai berikut:
Judul: Abuse | Nama Layanan | [your-name]
Isi Pesan:
INFORMASI PENGIRIM:
- Dari: [your-name]
- Email: <[your-email]>
- WhatsApp: [your-phone]
- Perihal: [your-subject]
ISI PESAN
[your-message]
Regards,
Sistem Notifikasi Volunoid
Lampiran
Jika pengirim menyertakan lampiran, Anda akan menerima:
[lampiran]
Setelah menerima laporan, tim Audit Internal (AI) Departement akan segera menindaklanjuti. Lampiran yang disertakan memungkinkan pengguna untuk memberikan bukti tambahan yang mendukung klaim mereka.
Balasan Otomatis kepada Pengirim
Menghargai waktu dan usaha pengirim dengan memberikan balasan otomatis:
Format Autoresponder
Pengirim akan menerima notifikasi berikut:
Judul: Abuse | Nama Layanan | Autoresponder
Isi Pesan:
Terimakasih, [your-name] telah mengirimkan laporan penyalahgunaan (abuse) kepada kami.
Laporan Anda telah diterima oleh pengawas platform Nama Layanan dan akan dilakukan penyelidikan lebih lanjut. Apabila memungkinkan dan laporan ini terbukti, maka kami akan melakukan tindakan penanganan dengan tegas dan tindakan pencegahan agar hal ini tidak terulang kembali.
Kami mungkin akan menghubungi Anda untuk mengumpulkan bukti dan penyelidikan lanjutan ke nomor kontak yang Anda sertakan (bila Anda menyertakan kontak yang bisa di hubungi).
PS: Mohon untuk tidak membalas pesan ini. Ini adalah pesan autoresponder. Kotak masuk email ini tidak dipantau, dan Anda mungkin tidak mendapatkan balasan bila membalas nya. Silahkan hubungi kami melalui jalur komunikasi yang tersedia.
Regards,
Sistem Notifikasi Nama Situs
Nama Situs | Official Sites: URL Situs | Alamat Kantor: Jl. Langgeng Asri 005/001, Nongkosawit, Gunungpati, Semarang, Jawa Tengah (50224) | Powered By: PT. Alter Teknologi Indonesia.
Autoresponder ini memberi tahu pengirim bahwa laporan mereka sudah diterima dan sedang diproses. Ini juga memberikan rasa percaya bahwa keluhan atau laporan mereka dianggap serius.
Catatan Tambahan di Halaman
Penting untuk memastikan bahwa pengguna memahami bagaimana laporan mereka akan ditangani:
Informasi Tambahan
Apabila Anda merasa mengalami penyalahgunaan wewenang, abuse (pelecehan), keputusan sepihak yang sangat merugikan, pelayanan yang tidak baik, dan berbagai jenis kerugian lain nya, silahkan gunakan Formulir ini untuk mengirimkan laporan kepada pengawas layanan ini (Department Audit Internal).
Pesan yang Anda kirimkan melalui formulir ini tidak akan diterima/ dibaca oleh pihak Internal penyedia layanan (Customer Service, Admin, dsb), tetapi langsung terkirim kepada pengawas layanan ini (Supoervisor pihak External).
Lampirkan file bukti pendukung apabila ada. Jangan ragu melaporkan kepada kami apabila ada yang salah/ janggal dengan tindakan operasional yang dijalankan oleh platform ini.
Memberikan klarifikasi seperti ini memastikan bahwa pengguna memahami tujuan dari formulir dan bagaimana data mereka akan digunakan.
Penutup
Menerapkan formulir “Abuse” seperti ini memungkinkan Anda untuk mendengarkan pengalaman pengguna Anda dan beraksi cepat dalam menanggapi masalah. Ini bukan hanya tentang menjaga reputasi platform Anda, tetapi juga tentang menjaga kepercayaan dan keamanan komunitas Anda.