Memahami pendapat pengguna melalui feedback sangat penting dalam usaha meningkatkan kualitas layanan atau produk Anda. Jika Anda menggunakan WordPress dan berkeinginan untuk menyediakan formulir feedback, berikut panduan komprehensif menggunakan plugin Contact Form 7.
Elemen Dasar Formulir
Dalam setiap formulir, elemen-elemen dasar seperti kolom nama, email, dan pesan adalah hal yang umumnya ada. Ini memudahkan Anda dalam mengumpulkan data dasar dari pengirim feedback.
Bagian Pengisian
Membuat sebuah formulir kontak yang responsif dan mudah digunakan sangat penting bagi pengalaman pengguna di situs Anda. Dengan menggunakan kode HTML dan shortcode yang diberikan oleh plugin seperti Contact Form 7, Anda dapat merancang formulir dengan mudah. Berikut adalah panduan untuk mengatur elemen-elemen dasar formulir Anda:
<label> Nama Anda
[text your-name] </label>
<label> Email
[email your-email] </label>
<label> Telepon
[email your-phone] </label>
<label> Judul Pesan (wajib)
[text* your-subject] </label>
<label> Pesan Anda (wajib)
[textarea* your-message] </label>
<label> Lampiran
[file lampiran limit:20mb filetypes:gif|png|jpg|jpeg|pdf] </label>
[submit "Kirim"]
Dengan kode di atas, Anda akan memiliki formulir dengan kolom Nama, Email, Telepon, Judul Pesan, Pesan, serta opsi untuk mengunggah Lampiran. Kolom dengan tanda bintang (*) adalah kolom yang wajib diisi sebelum formulir dapat dikirim.
Notifikasi untuk Admin
Menerima notifikasi setelah ada pengguna yang mengisi formulir adalah hal penting. Ini memastikan Anda mendapatkan informasi secara real-time dan dapat segera menanggapi feedback yang diberikan.
Judul dan Isi Notifikasi
Setelah feedback dikirimkan, Anda akan menerima notifikasi dengan detail berikut:
Judul: Feedback | Nama Layanan | [your-name]
Isi Pesan:
Kepada,
Audit Internal (AI) Department dan Customer Service (CS) Departement
Berikut ini adalah Feedback atau Kritik dan Saran dari salah satu pengguna layanan Nama Layanan.
INFORMASI PENGIRIM:
- Dari: [your-name]
- Email: <[your-email]>
- Telepon: [your-phone]
- Perihal: [your-subject]
ISI PESAN
[your-message]
Regards,
Sistem Notifikasi Volunoid
Notifikasi ini berisi informasi pengirim, judul pesan, serta isi pesan yang dikirimkan. Semua ini dikelompokkan untuk memudahkan Anda dalam memahami dan menindaklanjuti feedback.
Lampiran
Jika pengirim menyertakan lampiran, Anda akan menerima:
[lampiran]
Fitur lampiran memungkinkan pengguna mengirim dokumen, gambar, atau file lain yang relevan dengan feedback mereka. Ini berguna jika mereka ingin memberikan bukti atau data tambahan.
Autoresponder ke Pengirim
Menghargai waktu dan usaha pengguna dalam memberikan feedback dengan memberikan balasan otomatis.
Balasan Otomatis
Pengirim feedback akan menerima balasan otomatis sebagai berikut:
Judul: Feedback | Nama Layanan | Autoresponder
Isi Pesan:
Terimakasih, [your-name] telah mengirimkan Feedback kepada kami.
Kritik dan saran yang Anda berikan, akan kami gunakan untuk menyempurnakan kualitas layanan kami.
Kami mungkin tidak bisa membalas semua pesan yang masuk, namun bila memungkinkan, kami akan merespon dan menindaklanjuti hal ini sesegera mungkin.
PS: Mohon untuk tidak membalas pesan ini. Ini adalah pesan autoresponder. Kotak masuk email ini tidak dipantau, dan Anda mungkin tidak mendapatkan balasan bila membalas nya. Silahkan hubungi kami melalui jalur komunikasi yang tersedia.
Regards,
Sistem Notifikasi Nama Situs
Nama Situs | Official Sites: URL Situs | Alamat Kantor: Jl. Langgeng Asri 005/001, Nongkosawit, Gunungpati, Semarang, Jawa Tengah (50224) | Powered By: PT. Alter Teknologi Indonesia.
Balasan otomatis ini memberitahu pengirim bahwa feedback mereka berhasil diterima. Selain itu, pesan ini juga mengingatkan bahwa ini adalah pesan otomatis dan tidak perlu dibalas.
Informasi Tambahan di Halaman
Memberikan informasi tambahan memastikan transparansi dan pemahaman yang lebih baik dari pengguna tentang proses feedback.
“Apabila Anda ingin mengirimkan Kritik dan Saran (Feedback) kepada kami, silahkan gunakan Formulir yang kami sediakan berikut ini. Apabila ingin merahasiakan identitas Anda sebagai pengirim (Feedback Anonymous), kolom identitas diri dan kontak tidak perlu di isi.
Data yang Anda kirimkan akan diterima oleh Manager Operasional Nama Situs (Pihak Internal yang mengelola platform ini) dan Manager Audit Internal (Pihak External yang mengawasi berjalannya platform ini).”
Penjelasan: Dengan memberikan catatan tambahan di bawah formulir, Anda memastikan pengguna memahami ke mana data mereka akan dikirim dan bagaimana mereka akan ditangani.
Penutup
Dengan adanya fitur feedback yang terintegrasi dengan baik, Anda tidak hanya mendapatkan masukan berharga dari pengguna, tetapi juga menunjukkan komitmen Anda dalam menyediakan layanan terbaik. Semoga panduan ini membantu Anda dalam prosesnya!