Dalam dunia kerja modern, mengatur tugas-tugas Anda adalah kunci untuk produktivitas yang maksimal. Dengan Zoho Mail, Anda mendapatkan akses ke fitur “Task” yang kuat dan fleksibel. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk memastikan Anda memanfaatkan fitur ini dengan maksimal.

Langkah-langkah Pengecekan Task

Zoho Mail bukan hanya sekedar platform email; salah satu fitur unggulannya adalah fitur pengelolaan tugas, atau yang biasa dikenal dengan “task”. Fitur ini dirancang khusus untuk memudahkan pengguna dalam mengatur dan memantau progres pekerjaan dengan lebih efisien. Berikut adalah langkah-langkah pengecekan task di Zoho Mail:

1. Login ke Zoho Mail

Kunjungi Zoho Mail dan klik tombol LOGIN di pojok kanan atas.
Masukan alamat email dan password Anda.

2. Mengakses Stream

Setelah masuk, klik tombol STREAM.
Lalu, pilih opsi ‘Filter by Task’. Di sini Anda akan menemukan tugas-tugas yang ditugaskan kepada Anda.

3. Mengerti Detil Tugas

Periksa “Duedate” untuk mengetahui kapan Anda harus menyelesaikan tugas tersebut.
Kenali prioritas tugas. Tanyakan pada diri Anda: Apakah ini harus dikerjakan sekarang?
Baca komentar untuk instruksi atau keterangan lebih lanjut.
Anda juga dapat bertanya atau meminta klarifikasi dengan menambahkan komentar pada task tersebut.

Tindakan Setelah Menerima Task

Setelah diberikan tugas, Anda tentunya harus segera bertindak. Ada beberapa langkah penting yang perlu Anda lakukan sebagai respons. Lagkah tersebut antara lain :

1. Menyelesaikan Tugas

Tentukan tujuan tugas: Sebelum Anda mulai bekerja pada sebuah tugas, pastikan Anda memahami tujuan dan hasil yang diharapkan dari tugas tersebut.
Prioritaskan tugas Anda: Selalu fokus pada tugas yang memiliki prioritas tinggi dan tenggat waktu yang mendekat. Menggunakan alat seperti kalender atau daftar tugas dapat membantu Anda mengatur pekerjaan Anda.
Waktu pelaksanaan: Perkirakan berapa lama Anda memerlukan waktu untuk menyelesaikan tugas tersebut. Tentukan jadwal khusus untuk bekerja pada tugas itu, dan usahakan untuk tidak terganggu selama periode tersebut.

2. Komunikasi Aktif

Minta klarifikasi jika diperlukan: Jika Anda tidak yakin atau bingung tentang aspek tertentu dari tugas Anda, segera minta klarifikasi. Lebih baik Anda tahu dengan pasti apa yang perlu dilakukan daripada menebak-nebak dan mungkin membuat kesalahan.
Beri tahu kemajuan Anda: Secara berkala, berikan update kepada atasan atau tim Anda tentang perkembangan tugas yang Anda kerjakan. Hal ini akan menunjukkan komitmen Anda dan juga dapat membantu mengidentifikasi hambatan yang mungkin Anda hadapi.
Konfirmasi penyelesaian: Setelah Anda menyelesaikan tugas, pastikan untuk memberi tahu pihak terkait. Tandai tugas sebagai “selesai” dan tambahkan komentar, misalnya “Tugas telah diselesaikan”, untuk memberi tahu bahwa Anda telah menyelesaikan tanggung jawab Anda.

Hal yang Harus Dihindari dalam Menggunakan Task

Dalam menggunakan fitur task, selain memahami cara kerjanya, juga penting untuk mengetahui apa yang sebaiknya dihindari agar proses kerja berjalan lancar. Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda perhatikan:

1. Hindari Mention Sembarangan

Pemahaman mencion: Dalam platform kerja kolaboratif, fitur ‘@mention’ sering digunakan untuk memanggil perhatian anggota tim tertentu ke diskusi atau tugas. Namun, penggunaannya harus dengan bijak.
Dampak sembarangan: Mencion anggota tim tanpa alasan yang jelas dapat mengganggu alur kerja mereka, karena notifikasi ini dapat mengalihkan perhatian mereka dari tugas lain yang sedang dikerjakan.
Kebijakan mention: Idealnya, hanya individu dengan tanggung jawab tertentu, seperti Kepala Divisi, yang seharusnya menggunakan fitur ini untuk menekankan prioritas atau urgensi tertentu. Ini memastikan bahwa fitur tersebut digunakan dengan efektif dan tidak disalahgunakan.

2. Berhati-hati dalam Mengubah Status

Pentingnya status: Status tugas memberi tahu tim mengenai tahap perkembangan dari tugas tertentu, apakah itu ‘belum dimulai’, ‘dalam proses’, atau ‘selesai’.
Dampak perubahan status: Mengubah status tugas tanpa alasan yang jelas atau komunikasi yang tepat dapat mengakibatkan kesalahpahaman di antara anggota tim. Seseorang mungkin berpikir tugas tersebut sudah selesai ketika sebenarnya belum, atau sebaliknya.
Solusi: Sebelum mengubah status, pastikan untuk berkomunikasi dengan pihak terkait dan memiliki alasan yang jelas untuk perubahan tersebut.

3. Siapa yang Boleh Membuat Task

Struktur organisasi: Dalam banyak organisasi, struktur dan hierarki memainkan peran penting dalam menentukan siapa yang memiliki wewenang untuk menetapkan tugas.
Mencegah kekacauan: Jika setiap anggota tim bebas membuat tugas tanpa koordinasi, ini dapat menyebabkan kekacauan dan duplikasi pekerjaan.
Peran manajemen: Anggota dengan peran manajemen, seperti manajer atau pimpinan tim, biasanya memiliki gambaran besar tentang proyek dan tugas yang perlu dilakukan. Oleh karena itu, mereka adalah yang paling cocok untuk menetapkan tugas dan memastikan sumber daya dialokasikan dengan tepat.

Evaluasi Pemahaman Anda

Dalam setiap proses belajar atau saat diberikan informasi baru, penting bagi seseorang untuk mengevaluasi sejauh mana pemahaman mereka terhadap materi atau konsep yang telah disampaikan. Evaluasi pemahaman bukan hanya tentang menguji ingatan, tetapi juga kemampuan untuk menerapkan, menganalisis, dan menciptakan berdasarkan informasi yang telah didapatkan.

Contoh Evaluasi dalam Pembelajaran Task di Zoho Mail dapat membantu Anda dalam hal ini.

Penutup

Semoga panduan ini membantu Anda memanfaatkan fitur Task pada Zoho Mail dengan maksimal. Ingat, kunci keberhasilan adalah komunikasi yang efektif dan manajemen tugas yang baik.