Kesalahan Prediksi?, atau Tidak Mau Menerima Prediksi, atau Tidak Mau Melakukan Prediksi?- Dalam artikel sebelumnya, “Sudah Semangat Kerja tapi Tidak Kunjung Berhasil?”, saya mengungkap bahwa semangat kerja saja tidak cukup untuk mencapai hasil yang diharapkan.

Kali ini, saya akan menyelami masalah umum lainnya yang seringkali dihadapi dalam manajemen proyek, yaitu kesalahan prediksi dan perencanaan.

Pertama- tama, saya akan menjelaskan masalah umum yang sering menyebabkan kesalahan prediksi dan perencanaan dalam sebuah manajemen proyek. Dimana topik tersebut mungkin sudah banyak dibahas di artikel lain.

Namun, nanti saya akan melanjutkan analisis yang lebih mendalam lagi, yang saya dasarkan dari pengalaman pribadi saya. Hal ini sangat cocok digunakan, bila solusi umum yang akan saya berikan ini, tidak berhasil untuk Anda.

 

Solusi Kesalahan Prediksi dan Perencanaan

1. Rencanakan dengan Detail

Pada awal proyek, buatlah rencana yang detail mengenai segala aspek proyek, termasuk sumber daya yang dibutuhkan, jadwal, dan tugas masing-masing anggota tim. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi risiko sejak awal dan mempersiapkan rencana mitigasi. Dengan rencana yang detail, potensi kesalahan prediksi dapat diminimalisir.

2. Belajar dari Kesalahan Masa Lalu

Analisis proyek-proyek sebelumnya dan belajar dari kesalahan-kesalahan yang telah terjadi. Catat dan analisis penyebab kesalahan tersebut, dan buatlah strategi untuk mencegah kesalahan yang sama terulang kembali di masa mendatang.

3. Perbarui Rencana Secara Berkala

Perubahan adalah hal yang pasti dalam manajemen proyek. Oleh karena itu, penting untuk memperbarui rencana proyek secara berkala berdasarkan perkembangan dan perubahan yang terjadi. Ini akan membantu mengatasi kesalahan prediksi dan perencanaan.

4. Gunakan Metodologi yang Tepat

Gunakan metodologi manajemen proyek yang paling sesuai dengan jenis proyek Anda. Beberapa metodologi seperti Agile dan Scrum dirancang untuk lebih fleksibel dan dapat beradaptasi dengan perubahan, yang bisa mengurangi kesalahan prediksi.

5. Komunikasikan Rencana dan Perubahan dengan Jelas

Kesalahan prediksi dan perencanaan sering kali terjadi karena komunikasi yang kurang baik. Pastikan semua pihak terkait, baik itu anggota tim, stakeholder, atau klien, memahami rencana dan setiap perubahan yang terjadi.

6. Gunakan Software Manajemen Proyek

Software manajemen proyek dapat membantu dalam perencanaan, pelacakan, dan pelaporan proyek. Fitur-fitur seperti Gantt chart, pelacakan waktu, dan manajemen sumber daya dapat membantu mencegah dan mendeteksi kesalahan prediksi dan perencanaan lebih awal.

7. Libatkan Tim dalam Perencanaan

Dengan melibatkan seluruh tim dalam proses perencanaan, Anda dapat memanfaatkan pengetahuan dan pengalaman mereka. Hal ini juga akan membantu memastikan bahwa semua orang memahami tujuan dan ekspektasi proyek, sehingga mengurangi risiko kesalahan prediksi.

8. Laksanakan Evaluasi Risiko

Evaluasi risiko membantu mengidentifikasi potensi hambatan dan tantangan yang mungkin muncul selama proyek berlangsung. Dengan melakukan evaluasi risiko, Anda bisa merencanakan langkah-langkah pencegahan dan mempersiapkan rencana alternatif, yang pada akhirnya dapat mengurangi kesalahan prediksi.

9. Membuat Buffer Waktu dan Biaya

Salah satu cara terbaik untuk mengatasi kesalahan prediksi adalah dengan menyiapkan buffer waktu dan biaya. Ini berarti Anda memasukkan margin kesalahan dalam estimasi waktu dan biaya proyek Anda, yang memungkinkan Anda untuk mengakomodasi perubahan dan permasalahan yang tidak terduga.

10. Pelatihan dan Pengembangan Tim

Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan tim Anda juga dapat membantu mengurangi kesalahan prediksi dan perencanaan. Dengan pengetahuan dan keterampilan yang lebih baik, tim Anda akan lebih mampu untuk mengantisipasi tantangan dan membuat rencana yang lebih akurat.

 

Faktor Lain Penyebab Kesalahan Prediksi dan Perencanaan

Apabila solusi umum diatas ternyata tidak berhasil Anda pakai, mungkin ada masalah lebih dalam, seperti yang saya sendiri alami. Masalah itu adalah mengenai: Tidak mau menerima prediksi, dan tidak mau melakukan perhitungan prediksi.

Meskipun ini tampak sederhana dan sangat tidak mungkin Anda lakukan, namun bisa saja secara tidak sadar, Anda melakukan nya. Sama seperti yang saya alami. Secara tidak sadar, saya melakukan kesalahan diatas.

Untuk itu, lebih baik baca penjelasan saya sebentar dibawah ini.

Menggunakan prediksi yang rapuh

“Tugas ini paling akan selesai dalam 5 hari”. Pernahkah Anda melakukan hal itu?. Namun kemudian, ternyata pengerjaan nya membutuhkan waktu 3X lebih lama dari itu.

Ini merupakan sebuah prediksi yang rapuh. Dimana jawaban atas prediksi ini, tidak didasarkan atas pemikiran yang kuat. Alhasil, prediksi yang dilakukan, banyak yang meleset.

Tidak mau menerima prediksi

Kita mungkin tidak mau menerima prediksi karena prediksi tersebut tidak sesuai dengan harapan atau tujuan kita. Misalnya, kita mungkin telah menetapkan tujuan yang ambisius, tetapi prediksi berdasarkan data dan fakta menunjukkan bahwa tujuan tersebut tidak realistis.

Dalam situasi seperti ini, kita mungkin menolak menerima prediksi dan tetap berpegang pada tujuan kita, yang pada akhirnya dapat menyebabkan kegagalan proyek.

Tidak mau melakukan prediksi

Di sisi lain, kita mungkin juga tidak mau melakukan prediksi karena kita merasa malas melakukan perhitungan prediksi yang rumit atau kita belum familiar dengan perhitungan model semacam itu.

Prediksi adalah bagian penting dalam perencanaan proyek, dan keengganan untuk melakukan prediksi dapat menyebabkan perencanaan yang tidak akurat dan berpotensi gagal.

Solusi: Menerima dan Melakukan Prediksi

Menerima prediksi berarti menerima realitas dan bekerja dalam batas-batas yang ditetapkan oleh data dan fakta yang ada. Ini bukan berarti kita harus menyerah pada ambisi kita, tetapi lebih kepada menyesuaikan ambisi tersebut dengan realitas yang ada.

Sementara itu, melakukan prediksi berarti mau menginvestasikan waktu dan tenaga untuk melakukan perhitungan dan analisis yang diperlukan. Kita harus berusaha memahami dan menggunakan data yang ada, untuk membuat prediksi yang akurat dan realistis.

 

Pengalaman Pribadi Melakukan Kesalahan Prediksi dan Perencanaan

Jujur saja, saya mengalami kesalahan ini berkali- kali. Meski saya sudah mengetahui masalah- masalah yang ada, namun dalam beberapa kesempatan, saya terus melakukan kesalahan yang sama.

Namun, di hari ini, ketika saya mengerjakan sebuah proyek dari perusahaan Volunoid -tempat saya bekerja, saya memutuskan untuk mengakhiri pengulangan kesalahan ini, sekali untuk selamanya.

Oleh karena itu, khusus di bagian ini, saya akan menceritakan secara detail mengenai masalah yang saya hadapi. Dimana semoga dengan ini, Anda bisa lebih dalam memasuki pemahaman atas solusi kesalahan prediksi ini.

Keadaan yang saya alami

Di perusahaan Volunoid, saya bertugas sebagai Manajer Proyek untuk membuat sejumlah artikel. Target saya menyelesaikan nya adalah dalam waktu 1 minggu. Disana, saya dibantu oleh 2 orang anggota lain.

Tugas saya disana adalah melengkapi artikel post utama. Secara umum, tugas yang terpikirkan oleh saya saat itu adalah: [1]. Merapikan artikel yang berantakan (bahasanya tidak bagus, topik nya salah dibahas), dan [2]. Menambahkan beberapa artikel untuk melengkapinya.

Untuk melakukan nya, saya membutuhkan waktu 2 hari. Saya menentukan waktu 2 hari tersebut, karena saya sudah pernah melakukan nya, dan memang 2 hari itu waktu yang cukup untuk mengerjakan nya.

Disini, Anda bisa mengetahui bahwa saya sudah melakukan prediksi dengan cukup tepat. Namun, seperti yang Anda tebak, ternyata prediksi itu keliru.

Kesalahan yang saya lakukan

Kesalahan yang menyebabkan saya keliru dalam melakukan prediksi, adalah dikarenakan pengerjaan yang saya lakukan, ternyata lebih banyak daripada itu. Ada hal lain yang tidak saya hitung juga, yang menyebabkan adanya waktu tambahan yang sangat banyak.

Ketika saya melakukan perhitungan secara lebih rinci, tindakan ini ternyata membutuhkan waktu 6- 8 hari (dengan waktu kerja 16 jam/ hari). Perhitungan detail nya bisa dilihat di sini: Perbaikan Artikel SEO Situs. Apa saja dan Butuh Berapa Lama?

 

Hal Penting dalam Melakukan Prediksi

Target Waktu harus ditentukan dari Pengalaman

Kita tidak bisa, mentargetkan sesuatu yang belum kita ketahui. Kita harus mencari tahu terlebih dahulu, apa yang hendak kita kerjakan, baru kemudian menentukan target. Target kita akan presisi, jika kita tahu betul apa yang kita kerjakan.

Proses mencari tahu sebuah informasi, tidak bisa digunakan untuk target

Mencari tahu sebuah informasi, atau melakukan eksperimen untuk membuat sesuatu, tidak bisa dimasukkan dalam target. Itu adalah tindakan sebuah proses, untuk menentukan target.

Target harus ditentukan dari waktu paling lama

Waktu pengerjaan harus ditentukan dari pengalaman yang sebelum nya pernah dilakukan. Jika sebelumnya Anda pernah mengerjakan sesuatu, dan mendapati ada banyak perbedaan durasi antara kedua tindakan pengerjaan tersebut, maka Anda tidak boleh menentukan berdasarkan waktu paling cepat nya.

Target harus ditentukan berdasarkan waktu paling lambat, untuk mengantisipasi kegagalan rencana. Jika perlu hasil lebih cepat, lebih baik mengubah target nya atau mengubah metode pelaksanaan nya.

Perbedaan waktu pengerjaan yang sangat berbeda, bisa disebabkan karena tindakan tersebut tidak dilihat secara lebih rinci (lebih dalam). Ada banyak faktor yang sulit di ukur, karena tidak diketahui -tidak dilihat lebih dalam tadi.

Namun, terkadang, kita tidak perlu menghitungnya secara mendalam. Karena, terkadang, proses melakukan perhitungan rencana ini, memang sulit untuk dilakukan, dan merugikan jika dilakukan.

Mengeluarkan banyak waktu dan tenaga, hanya untuk melakukan prediksi. Itu adalah tindakan yang tidak efektif. Yang dimana, meskipun banyak yang belum diketahui, atau tugas tersebut memiliki banyak variasi pengerjaan, kita tetap bisa memprediksi nya.

Target tetap bisa di prediksi, meski banyak yang belum diketahui

Memang, terkadang sebuah pekerjaan yang memiliki banyak variasi di dalam nya, sangat tidak efektif apabila kita melakukan perhitungan prediksi waktu pengerjaan nya.

Sehingga, menentukan kapan waktu selesainya, bisa menjadi sebuah pertanyaan yang sulit dijawab. Karena kita tidak tahu, apa saja yang harus dikerjakan disana.

Meski begitu, kita tetap bisa menentukan nya, dengan menggunakan waktu terlama pengerjaan, yang dikalikan dengan dua. Istilah kata, kita memakai prediksi waktu terlama nya, kemudian memberikan tambahan prediksi waktu pengerjaan nya lagi.

Dengan begitu, Anda akan tetap bisa menentukan prediksi waktu nya dengan tepat, dan bahkan bisa menyelesaikan nya dengan lebih cepat dari prediksi.

Contoh kasus

Anggap saja Anda membuat sebuah kue pesanan kustom dari pelanggan. Dari pengalaman Anda selama bertahun- tahun membuatkan kue kustom, waktu yang dibutuhkan adalah 2 hari- 2 minggu. Dimana waktu rata- rata pembuatan nya adalah 5 hari.

Sesulit apapun kue tersebut dibuat, dari pengalaman Anda, waktu paling lambat mengerjakan nya adalah 2 minggu.

Anda tidak tahu, ketentuan seperti apa kue kustom yang diminta pelanggan Anda. Anda sama sekali tidak tahu apa yang perlu Anda kerjakan.

Namun, meskipun Anda tidak tahu hal tersebut, hampir tidak mungkin bilamana pengerjaan kue itu membutuhkan waktu sampai 4 minggu ya kan!. Jika Anda menentukan waktu 4 minggu ini sebagai target selesainya, Anda tidak akan kecewa dengan hal tersebut.

 

Penutup

Dengan menulis artikel ini, saya sendiri menyadari, bahwa kesalahan saya adalah: Terlalu terpaku dengan target akhir. Sehingga, tidak mau menerima prediksi dan tidak mau melakukan prediksi.

Dalam kepala saya saat itu, yang ada hanyalah “Bagaimana caranya menyelesaikan target tersebut”. Dan hal yang saya ketahui untuk melakukan nya, adalah “Bekerja keras untuk mewujudkan nya”.

Ditambah lagi, saya kesulitan untuk melakukan prediksi. Karena apa yang saya kerjakan saat itu, belum secara familiar saya lakukan (namun pernah saya lakukan).

Namun, takdir berkata lain. Semangat dan kerja buta saja, tidak bisa membuat pekerjaan saya lebih cepat selesai.

Dari sini, saya harap kesalahan dan evaluasi yang saya lakukan, bisa menjadi pelajaran untuk saya sendiri, dan Anda yang membaca artikel ini, agar bisa lebih presisi lagi dalam melakukan Prediksi dan Perencanaan sebuah proyek.