Terkadang, Anda perlu merekap (input) data dari formulir kertas ke komputer. Atau menyalin data apapun itu ke database Anda. Sering nya, bagi orang awam, mereka menuliskan data diri nya dengan format yang tidak sesuai dengan ketentuan penulisan dalam ilmu administrasi.

Sebagai contoh, seseorang menuliskan nama lengkap nya dengan ejaan seperti ini: “bambang susanto”. Dia juga menuliskan alamat tempat tinggal nya seperti ini: “jalan imam bonjol nomo 45 a, rt 4 rw 8, kelurahan bantangan. kecamatan dukuh harjo”. Dalam ilmu administrasi, penulisan semacam itu salah. Yang benar adalah menggunakan EYD (Ejaan yang Disempurnakan) seperti ini: Nama: “Bambang Susanto”. Alamat: “Jl. Imam Bonjol, NO 45A. 004/008. Kel. Bantangan, Kec. Dukuh Harjo”.

Bila Anda perlu merekap sebuah data, dan Anda berperan sebagai administrator atau staff admin, maka Anda perlu sedikit melakukan perubahan data yang dimasukan tersebut. Berikut adalah ketentuan dalam menulis data yang benar, yang kami simulasikan di dalam Google Spreadsheet.

Penulisan Alamat:

• RT/RW: Penulisan format nya adalah “001/006” dan harus menggunakan 3 digit angka
  • Contoh Salah: jalan imam bonjol nomo 45 a, rt 4 rw 8
  • Contoh Benar: Jl. Imam Bonjol, NO 45A. 004/008.
• Kolom alamat kedua: Dipotong setelah dibagian RT/ RW.
  • Contoh salah:
    • Kolom alamat 1: jalan imam bonjol nomo 45 a, rt 4 rw 8, kelurahan bantangan.
    • Kolom alamat 2: kecamatan dukuh harjo
  • Contoh Benar:
    • Kolom alamat 1: Jl. Imam Bonjol, NO 45A. 004/008. 
    • Kolom alamat 2: Kel. Bantangan, Kec. Dukuh Harjo
• Desa, Kelurahan dan Kecamatan, di singkat menjadi: Ds (desa), Kel (kelurahan) dan Kec (kecamatan).
  • Contoh Salah: jalan imam bonjol nomor 45 a, rt 4 rw 8, kelurahan bantangan. kecamatan dukuh harjo
  • Contoh Benar: Jl. Imam Bonjol, NO 45A. 004/008. Kel. Bantangan, Kec. Dukuh Harjo
• Penulisan Nomor menggunakan huruf besar semua, dan diberi titik dua.
  • Contoh Salah: jalan imam bonjol nomor 45 a, rt 4 rw 8, kelurahan bantangan. kecamatan dukuh harjo
  • Contoh Benar: Jl. Imam Bonjol, NO 45A. 004/008. Kel. Bantangan, Kec. Dukuh Harjo
• Penulisan setelah desa, kelurahan dan kecamatan, separator nya adalah koma “,”.
  • Contoh Salah: jalan imam bonjol nomor 45 a, rt 4 rw 8, kelurahan bantangan. kecamatan dukuh harjo.
  • Contoh Benar: Jl. Imam Bonjol, NO 45A. 004/008. Kel. Bantangan, Kec. Dukuh Harjo
• Pakai huruf kapital pada abjad paling depan.
  • Contoh Salah: jalan imam bonjol nomor 45 a, rt 4 rw 8, kelurahan bantangan. kecamatan dukuh harjo.
  • Contoh Benar: Jl. Imam Bonjol, NO 45A. 004/008. Kel. Bantangan, Kec. Dukuh Harjo
• Nama kota, Provinsi dan kode pos, ditaruh di kolom lain yang tersedia.
  • Contoh salah:
    • Kolom alamat 1: jalan imam bonjol nomo 45 a, rt 4 rw 8, kelurahan bantangan.
    • Kolom alamat 2: kecamatan dukuh harjo, Bandung Barat
  • Contoh Benar:
    • Kolom alamat 1: Jl. Imam Bonjol, NO 45A. 004/008. 
    • Kolom alamat 2: Kel. Bantangan, Kec. Dukuh Harjo, 
    • Kolom Kota: Bandung Barat

Data Orang

• Nama Pakai huruf kapital pada abjad paling depan.
  • Contoh Salah: bambang susanto
  • Contoh Benar: Bambang Susanto
• Nama tidak boleh mengandung singkatan.
  • Contoh Salah: M. bambang susanto
  • Contoh Benar: Muhammad Bambang Susanto
• Jenis kelamin, status pernikahan, dan semua isian yang bersifat pilihan, gunakanlah “Dropdown Choice”.

Kontak

• Penulisan nomor telepon, gunakan kode negara juga dan menggunakan mode plain text.
  • Contoh Salah 1: 085123456789
  • Contoh Salah 2: 085-1234-567-89
  • Contoh Benar: (+62) 85123456789

Lain- lain

• Cek isian dibawah kolom: Bila Anda melakukan rekap data dari sebuah Excel ataupun google spreadsheet, pastikan tidak ada alamat yang ada di baris bawah nya. Terkadang, apabila terdapat data yang di copas dari MS. Words ke Excel/ Spreadsheet, text “Enter” nya ikut masuk juga.