Ada perbedaan besar antara orang yang memiliki kemampuan basic, dan orang yang sama sekali belum pernah memegang materi yang dibahas tersebut. Penjelasan nya adalah seperti contoh meenjelaskan tentang pengertian atom; Atom adalah suatu satuan dasar materi, yang terdiri atas inti atom serta awan elektron bermuatan negatif yang mengelilinginya. Bagi orang yang memiliki basic fisika, membaca penjelasan tersebut akan mengerti mengenai pengertian atom. Namun, ada kasus lain. Orang yang pernah memegang email, belum tentu tahu cara menggunakan template email balasan. Jika Anda merasa terdapat suatu langkah dalam prosedur kerja yang Anda tuliskan, yang menurut Anda tidak diketahui oleh orang yang memiliki kemampuan basic, maka tuliskanlah penjelasan prosedur tersebut atau buat penjelasan prosedur itu.
Memposisikan diri sebagai Pelaku Proses
Untuk bisa mengobrol dengan baik dengan lawan bicara kita, mengerti posisi nya, mengerti kebutuhan nya, maka kita harus memposisikan diri sebagai orang tersebut. Prosedur kerja yang Anda buat akan menjadi tumpang tindih dan sulit dimengerti, jika apa yang Anda lakukan adalah menuliskan nya berdasarkan sudut pandang Manajer (orang yang membuat sistem kerja). Akan ada banyak hal terlewat yang membuat pembacaan prosedur kerja menjadi rancu. Dengan menganggap sebagai pelaku proses, prosedur kerja yang dibuat menjadi terstruktur, rapi dan mudah dipahami. Posisikan diri Anda sebagai pelaku proses ketika membuat prosedur kerja -atau membuat penjelasan apapun- untuk Users (pelaku kerja).
Melakukan Proses terlebih dahulu
Apa yang akan terjadi jika resep makanan dibuat oleh orang yang belum pernah membuat makanan tersebut?. Hasil nya mungkin jauh dari ekspektasi. Begitu pula yang terjadi apabila prosedur kerja dibuat oleh orang yang belum pernah melakukan nya. Hasil yang akan di dapatkan dengan metodologi tersebut akan jauh berbeda dari yang dikira. Meskipun Anda tidak melakukan proses atas prosedur kerja yang dibuat itu secara sepenuhnya, tetapi pada hal- hal khusus yang menurut Anda rancu untuk dituliskan, Anda harus mencoba mempraktekan nya sendiri. Hal ini untuk mengantisipasi langkah prosedur kerja yang terlewatkan.
Membuat ekspektasi akan ada banyak perubahan
Jika Anda tidak memperkirakan bahwa nantinya perubahan prosedur kerja yang Anda lakukan adalah sangat banyak, Anda tidak akan sanggup membuat prosedur kerja ini. Dengan menyadari, jikalau revisi yang perlu Anda lakukan nanti adalah belasan kali, ataupun akan ada banyak bagian yang nantinya perlu Anda hapus meskipun sudah menuliskan banyak hal untuk melakukan revisi atau untuk mendapatkan prosedur kerja yang lebih baik dan lebih efektif, maka Anda tidak akan memiliki kesanggupan untuk membuat nya.
