Selalu sebut “kami” atau “saya” ketika melakukan percakapan. Jangan menggunakan kata seperti: Aku, gue, loe, kamu, agan, gan, dan bahasa gaul lain nya.
Jangan pernah marah kepada pelanggan.
Selalu balas pesan pelanggan. Meskipun mereka hanya menyapa (mengirimkan chat berupa: hallo, hai, dll).
Lihat terlebih dahulu jawaban text respon sebelum Anda mengirimkan nya/ menggunakan nya.
Gunakan bahasa yang baik dan sopan.
Gunakan kalimat yang bisa dipahami oleh orang lain. Ketika Anda menuliskan respon, fikirkan terlebih dahulu kalau kalimat itu bisa dipahami oleh orang yang bertanya atau tidak.
Gunakan bahasa yang baku agar bisa dimengerti dengan baik dan tampak profesional.
Gunakan “Template Chat” untuk memudahkan menjawab pertanyaan melalui Chat.
Simpan jawaban yang mungkin akan digunakan lagi di kemudian hari di dalam Notebook.
Gunakan kata “Salam” (Kata: SALAM) untuk mengakhiri sebuah jawaban, dan jangan menggunakan kata “Terimakasih”. Kata terimakasih di era sekarang bermakna negatif.
Contoh: Pesanan Anda sudah dikirimkan sesuai dengan deskripsi, salam.
Tidak perlu menjawab telp yang masuk (rekomendasi).
Menggunakan kata “Anda” dan “Kami”. Jangan pernah menggunakan kata “Elu, loe, kamu, kau, Saya, gue, gw, aku”.
Selalu menggunakan kalimat bahasa basi yang berupa “perhatian”.
Contoh: Seseorang pelanggan mendapati kalau pesanan nya belum di terima ketika deadline penyerahaan barang/ layanan telah tiba. Respon nya adalah sbb: “Mohon maaf sekali atas ketidak nyamanan nya. Kami sudah melakukan pengecekan atas pesanan Anda dan memang ternyata ada sedikit keterlambatan. Pesanan Anda akan di di jadwalkan di kirimkan pada ……”.
Tidak pernah menjawab secara LANGSUNG, namun selalu memberikan keterangan tambahan.
Contoh: Seseorang pelanggan bertanya seperti ini “apakah saya bisa mengubah nama dari beragam alamat email yang diberikan?”. JANGAN merespon seperti ini “Ya, Bisa” atau “Bisa”. Namun, berikanlah respon “Ya, Anda bisa menggubah nya. Email tersebut sekarang adalah milik Anda dan bisa Anda kustomisasi sesuai keinginan Anda”.
Jika Anda tidak tahu kalimat tambahan yang pass untuk merespon pertanyaan ini, jawablah dengan menggunakan kalimat seperti ini “Ya, bisa. Hal itu tidak masalah”.
Menggunakan gaya bahasa pembukaan seperti ini “Hallo, Pelanggan Yth. Kami sudah….”, atau “Hallo, Pelanggan Yth. Terimakasih telah menghubungi kami”.
Menggunakan gaya bahasa yang bakudan formal. JANGAN menggunakan gaya bahasa santai dan informal.
Contoh yang SALAH: Pengembalian biaya nya sudah kami kirimkan kemarin kok Pak. Seharus nya ya sudah terkirim. Coba deh Bapak cek ulang lagi saldo masuk ke rekening bapak. Pasti ada dana yang masuk dari kita. Jika enggak, tunggu 2 jam lagi. Biasanya kalo transfer antar bank emang makan waktu lama buat sampai ke rekening Bapak.
Contoh yang benar: “Hallo, Pelanggan Yth. Kami sudah mengirimkan pembayaran ke rekening Anda. Silahkan cek kembali dengan lebih teliti. Jika pembayaran belum juga masuk, mohon tunggu 1-2 jam lagi. Karena biasanya, pengiriman dana antar bank memang membutuhkan waktu 2 jam untuk sampai”.
