PENDAHULUAN

Metode untuk membangun sesuatu, dari stratch, hingga berfungsi (bisa digunakan), hingga mampu beroperasi dalam kurun waktu yang lama. Sering nya, project management ini melibatkan lebih dari 1 orang, sehingga komunikasi dan dokumentasi, atas apa yang terjadi dan hasil yang telah dicapai, dalam kurun waktu tertentu, harus dilakukan.
Apa yang dibahas disini adalah jenis project management yang melibatkan lebih dari 1 orang, dan dilakukan dari awal. Awal yang dimaksud adalah menciptakan metode yang ideal. Berarti, tidak ada suatu acuan yang bisa digunakan, karena acuan tersebut harus dibuat dalam kegiatan project management ini.

FASE

Project Management yang membuat sesuatu dari awal (stratch), akan melalui masa “Percobaan penemuan Sistem yang tepat”. Yang berarti, blue print/ kerangka/ konstruksi/ arsitek sistem, harus di buat terlebih dahulu. Semua informasi tersebut di dapatkan dengan/ atau dari percobaan (experiment) yang sering nya dilakukan kecil- kecilan, pengumpulan informasi dan trial blue print, atau membuat blue print secara keseluruhan hingga di dapatkan sistem dasar yang ideal.

Kemudian fase ini harus melalui fase berikutnya, yaitu fase pembuatan prototype. Fase ini meliputi pembuatan dan/ ataupun pengadaan sarana dan prasarana, baik itu peralatan, materi (bahan), pengadaan SDM yang menjalankan nya, dan SOP (metode) dalam menjalankan pembangunan prototype tersebut. Meskipun dalam fase ini tampak terlalu banyak yang dilakukan, tetapi hal ini wajib dilakukan. Karena, tanpa nya, fase kedua ini tidak bisa di jalankan.

Lanjut lagi, aktivitas ini harus melalui fase akhir, yaitu pembangunan dan running (menjalankan) sistem kerja tersebut, dan mengevaluasi nya apabila ada masalah yang tidak terpikirkan sebelum nya. Fase eksekusi dan operasional ini lebih mudah dilakukan, bilamana rancangan awal nya sudah benar dan matang. Matang dalam artian, telah mengantisipasi segala bentuk kemungkinan atas ancaman (masalah) yang muncul.

SISTEMATIKA

Memahami Latar Belakang dan Tujuan

Tujuan hal ini tidak hanya untuk mengerti atas apa yang hendak dikerjakan, tetapi juga berfungsi untuk memahami batasan masalah yang akan di kerjakan (diselesaikan).
Mengumpulkan Data

Blue Print atas konstruksi sistem kerja yang hendak di jalankan, harus di dasarkan pada data yang tepat, ataupun eksperimen. Pengumpulan data ini berfungsi untuk membuat blue print yang tepat dan menghindari kesalahan (error) dalam pelaksanaan pembangunan ataupun operasional. Jangan sering menggunakan asumsi untuk membuat blue print, karena sering nya hal itu salah. Jangan ragu ataupun merasa enggan untuk melakukan eksperimen kecil untuk memantabkan asumsi Anda.

Mengantisipasi Ancaman

Ini adalah tindakan dalam memproyeksikan ancamana yang mungkin akan terjadi, dan mengambil keputusan antisipasi, hingga memahami konsekuensi atas tindakan antisipasi yang diambil tersebut.

Pembuatan struktur sistem kerja tersebut harus juga meliputi antisipasi ancaman ketika sistem kerja tersebut dibangun atapun dijalankan. Ancaman (threat) ini lebih sering muncul dan lebih banyak di antisipasi ketika fase operasional. Jadi tidak boleh membuat dengan sudut pandang tujuan “Selesai dibangun”, tetapi harus dengan sudut pandang “Harus bisa di operasikan dalam jangka waktu yang lama”. Karena akan sangat percuma apabila Anda membangun sesuatu, tetapi apa yang Anda buat tersebut akhirnya tidak bisa di jalankan dan ambruk karena kurang nya antisipasi ketika sistem tersebut dijalankan.

Di bagian sebelum nya, tertulis “Memahami Konsekuensi”, yang berarti, tidak semua masalah yang di prediksi muncul, itu bisa -dan harus- diselesaikan dengan antisipasi yang dilakukan sebelum nya. Sebagai contoh, suatu peralatan yang digunakan dalam aktivitas produksi akan rusak dalam waktu yang dekat. Diluar sana, terdapat peralatan yang lebih awet, tetapi karena kendala biaya, maka kita tidak bisa membeli peralatan tersebut. Ancaman yang ada disini adalah; peralatan cepat rusak, dan belum ada solusi yang di dapatkan untuk hal ini. Karena tidak ada solusi, maka keputusan nya adalah tetap menggunakan peralatan tersebut, dengan konsekuensi cepat rusak. Tidak masalah meskipun peralatan itu cepat rusak, karena sudah di masukan dalam konsekuensi.
Dengan memahami konsekuensi, maka Anda tidak perlu bingung ataupun merasa sistem kerja yang dibuat ini adalah cacat/ tidak berhasil. Sistem kerja tersebut masih bisa dikatakan berhasil.

Menentukan Struktur Sistem Kerja Utama

Sistem kerja utama ini bukan sesuatu yang kongkret, tetapi masih dalam bentuk garis besar nya saja. Tentu saja, sistem kerja ini bukan sesuatu yang bisa di praktekan secara langsung. Dan memang, dengan hal ini TIDAK BISA di praktekan secara langsung. Tetapi, ini bisa digunakan sebagai dasar apa yang perlu dikerjakan nanti nya. Intinya hal ini adalah poin- poin yang perlu untuk di capai. Tetapi, bukan merupakan sesuatu yang tidak boleh di ubah. Struktur sistem kerja utama bisa di ubah, dan di ganti dengan alternatif lain, apabila hal itu tidak bisa di praktekan dalam tindakan pembuatan (development) prototype, atau ketika di jalankan (dioperasikan).

Bagi kepala proyek (Head of Project Management), tindakan ini harus dilakukan, tapi tidak wajib dilakukan oleh anggota divisi project. Anggota Divisi hanya perlu mengerti dan memahami mengenai struktur sistem kerja pokok tersebut.

Pembuatan Sistem Kerja Utama ini di dasarkan atas sumber daya yang dimiliki (resource) dan keadaan yang terjadi saat ini (environment). Anda tidak bisa menentukan untuk membangun rumah yang megah, apabila Anda tidak memiliki uang cukup untuk membuat nya.

Membuat Sistem Kerja secara Kongkrit

Yang dimaksud disini tidaklah membuat sistem kerja kongkrit secara keseluruhan. Tetapi dalam tahap awal nya saja. Setelah sistem kerja tahap awal kongkret sudah di buat, kemudian dilakukanlah pembangunan tahap awal atau tahap pertama ini. Setelah dibangun, dilakukanlah pembangunan secara kongkrit tahap kedua, kemudian di bangun, dan dilanjutkan lagi seterus nya.
Planing atau rencana, bukanlah sesuatu hal yang harus dijalankan secara baku. Itu bisa di sesuaikan dan di modifikasi seiring dengan keadaan. Tetapi, step awal harus di definisikan secara kongkrit, sebelum memulai. Tanpa itu, Anda tidak akan bisa dimulai dan di jalankan.

Ketika Anda membuat suatu sistem kerja, untuk memulai pembangunan tahap pertama, Anda harus mendefinisikan secara kongkrit langkah awal yang harus Anda lakukan. Anda juga harus melakukan perhitungan yang tepat. Sebagai contoh, ketika Anda membangun sebuah rumah, Anda perlu mengetahui bahan (materi) apa yang harus dibeli, jumlah nya berapa, dll, secara kongkrit. Tanpa itu, Anda tidak bisa memulai nya.

Mulai Melakukan Pembangunan

Setelah rencana secara kongkrit dilakukan, tibalah saat nya untuk mengeksekusi nya. Eksekusi akan terbilang mudah, apabila rancangan rencana yang dibuat sudah matang. Memang, kemungkinan besar, nanti akan muncul masalah tak terduga yang tidak terpikirkan sebelum nya. Bila hal itu terjadi, tinggal bagaimana kegesitan manager proyek untuk mengatasi nya. Hal itu tergantung sepenuh nya dari Manager Proyek, dan tidak akan di bahas disini.

Evaluasi dan Perubahan

Ketika project itu dijalankan dalam fase pembangunan (bukan fase operasional), ada kemungkinan kegagalan pembangunan sehingga perlu mengubah sistem kerja utama. Tidak masalah hal tersebut terjadi. Tinggal diganti saja sistem kerja utama nya, dan buat patokan (default) yang baru atas sistem kerja ideal yang akan dibangun.

Intinya, ketika melakukan pembangunan, baik itu tahap pertama ataupun tahap- tahap selanjutnya, akan ada kegagalan pembangunan. Dan ketika kegagalan pembangunan itu muncul, dicari saja solusi nya dan diubah saja sistem kerja nya. Kemudian, tetapkan sistem kerja yang baru tersebut sebagai sistem kerja default.

Evaluasi dan perubahan sistem kerja ini tidak hanya dikarenakan terdapat sesuatu yang tidak bisa dijalankan dalam rencana awal Anda, tetapi bisa juga karena tersirat di benak Anda mengenai suatu ancaman signifikan, yang sama sekali tidak tersirat ketika Anda memikirkan blue print nya, sehingga Anda merasa harus melakukan perubahan sistem kerja utama.

Development Kembali

Setelah Anda melakukan evaluasi dan perubahan, maka yang harus Anda lakukan selanjutnya adalah bertindak. Jika ada hal yang gagal di jalankan, ataupun karena tersirat ancaman yang signifikan yang muncul, tinggal melakukan evaluasi dan perubahan sistem kerja lagi.

Menjalankan Operasional

Menjalankan operasional berarti menjalankan sistem kerja yang telah Anda bangun dengan segala sarana dan prasarana yang telah Anda tentukan sebelum nya. Ada juga masa dimana proyek Anda ini tidak berhasil dijalankan. Bila hal itu terjadi, kembalilah ke tahap “Evaluasi dan Perubahan”. Kemudian, jalankan kembali proyek tersebut.

Mendapatkan Sistem Kerja Ideal

Setelah dalam tahap trail dan error, hingga melalui masa operasional, barulah Anda akan mendapatkan sistem kerja yang ideal. Sistem kerja ideal yang dimaksud adalah dapat di jalankan dengan beragam konsekuensi yang ada (telah ditentukan sebelum nya).