Menggunakan Group Facebook untuk Koordinasi Kerja Remote

Lokasi dalam berkoordinasi

Lokasi dalam berkoordinasi, yang dimaksud dalam hal ini adalah tempat yang digunakan untuk berkolaborasi dalam menjalankan instruksi tersebut. Kita sering nya menggunakan group Facebook sebagai wadah dalam melakukan koordinasi ini. Sebagai gambaran, terdapat project ABC yang harus di eksekusi oleh CMO, CHRO dan GM, dimana pihak GM menjadi Kepala Divisi nya. Kita kemudian membuat group facebook yang bernama PT. Alter Teknologi Indonesia Project ABC. Dimana CMO, CHRO dan GM, bisa melaporkan dan berkolaborasi secara tertutup tentang perkembangan project yang dikerjakan nya.

Namun, group ini perlu dibuat dengan catatan apabila mengerjakan suatu project. Project yang dimaksud adalah suatu aktivitas yang pengerjaan nya memiliki jangka waktu lama dan/ atau memerlukan kolaborasi banyak orang. Contoh nya adalah; Project pencarian CO Founder, project pembuatan artikel marketing, dll. Alasan mengapa kita membuat group facebook untuk dijadikan tempat untuk berkolaborasi, adalah dikarenakan project ini perlu penyempurnaan metode dari waktu ke waktu, membutuhkan evaluasi yang berkelanjutan dan perubahan besar sering nya terjadi secara mendadak pada aktivitas pengerjaan project ini. Kita harus memiliki catatan atas track records yang kita lakukan dalam pengerjaan project tersebut, agar kita bisa mengevaluasi dengan baik, dan belajar dari kesalahan sebelum nya, apabila terjadi kendala suatu hari nanti. Kita bisa melihat catatan kita, dan mengambil pelajaran dari sana, sehingga bisa mengambil solusi yang tepat.

Apabila hanya sebuah tugas sederhana saja, yang bersifat tidak rahasia, maka koordinasi bisa dilakukan di dalam group facebook Manager Departement, dengan membuat sebuah postingan disana. Kepala Divisi atas project ini bisa membuat sebuah thread yang dimana para divisi co founder bisa memberikan komentar atas perkembangan project tersebut.

Ketentuan

Instruksi perlu di tuliskan di dalam postingan di group facebook (baik itu group Manager Departement ataupun Group Kolaborasi Project). Instruksi dituliskan oleh Kepala Divisi, dan setiap divisi yang ikut serta mengerjakan project tersebut diwajibkan merespon instruksi tersebut di bawah status yang dituliskan oleh kepala divisi, yang menyatakan dia telah membaca dan memahami semua konten instruksi itu, dengan menggunakan format “ALL CONFIRMED. Saya sudah membaca semua instruksi nya dan memahami semua instruksi nya”. Apabila ada pertanyaan, pertanyaan tersebut perlu di tuliskan di komentar status tersebut dengan format “ASK: pertanyaan 1, 2, 3, dst”. Kepala Divisi perlu menjawab di kolom balasan, di bawah komentar pertanyaan tersebut, untuk menghindari kebingungan yang terjadi.

Perihal mengenai laporan, perlu di tuliskan di status yang lain, namun link atas status yang lain itu (yang berisikan laporan di waktu mendatang), harus disertakan di dalam status yang lama. Tujuan nya agar kita tidak kehilangan untaian rantai atas project yang dilakukan. Di hari berikut nya, Kepala Divisi harus membuat status baru yang digunakan untuk wadah komentar yang berisikan laporan tentang tugas- tugas yang telah dikerjakan oleh divisi yang memegang tugas tersebut. Para divisi harus mengirimkan laporan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Kepala Divisi tersebut. Untuk memudahkan koordinasi, komentar laporan harus ditulis dengan format “LAPORAN: Deskripsi laporan”. Sebuah tugas perlu dibuat judul tugas tersebut, untuk memudahkan koordinasi kedepan nya. Untuk status laporan, bisa di tuliskan dengan format yang berisikan kalimat yang kurang lebih nya seperti ini: “Laporan ke- X untuk tugas XXXX (tuliskan judul tugas nya). Kemudian, dibawah nya cantumkan URL status instruksi utama nya”. Pada status sebelum nya, yang berisikan instruksi utama, juga harus dicantumkan URL status komentar laporan yang dibuat tersebut.

Contoh Kasus

Terdapat tugas ABC yang diberikan oleh CEO kepada 3 manager departement, yaitu CMO, CHRO dan GM. Kepala divisi tugas ini adalah GM. GM menjabarkan lebih lanjut mengenai instruksi yang diberikan oleh CEO, kemudian menuliskan penjabaran tugas nya di dalam group Manager Departement dan Sub Departement. Dikarenakan dia merasa jikalau tulisan penjelasan nya kurang baik, maka dia membuat sebuah live streaming, agar divisi nya benar- benar mengerti tentang instruksi yang diberikan nya. Setelah live streaming di publish, dan instruksi dituliskan di kolom status, maka divisi dari tugas tersebut harus memberikan komentar dengan format seperti ini: “ALL CONFIRMED. Saya sudah membaca semua instruksi nya dan memahami semua instruksi nya”. Jikalau ada hal yang kurang jelas, anggota divisi tersebut bisa mengajukan pertanyaan dengan memberikan komentar menggunakan format seperti ini:“ASK: pertanyaan 1, 2, 3, dst” . Contoh nya seperti ini: ASK: Saya masih belum paham tentang pengertian XYZ.

Dalam contoh kasus ini, Kepala Divisi menginginkan laporan tiap 2 hari sekali atas tindakan tugas yang diberikan. Sehingga, sebelum hari ke-2, Kepala Divisi harus membuat status yang nantinya akan digunakan sebagai wadah komentar para divisi yang menjalankan aktivitas kerja nya. Jadi, dalam contoh kasus ini, kepala divisi membuat status baru sebelum hari ke-2, dengan kalimat seperti ini: Laporan ke- 1 untuk tugas ABC. Kemudian para divisi harus memberikan komentar yang berisikan laporan yang di inginkan, dan yang telah ditetapkan oleh kepala divisi nya.