Business News

Hal Penting yang harus diketahui ketika membuat Sistem Kerja

Pengetahuan Umum

  • Keberhasilan diukur berdasarkan target yang ditentukan manajer sendiri.
    • Dalam pembuatan sistem kerja yang baru, seorang Manajer harus mematok target yang telah ditentukan sebelumnya untuk sistem yang mereka bangun. Target ini haruslah bersifat Measurable atau bisa diukur. Target juga harus diukur tidak hanya dalam segi quantity (jumlah) tetapi dari segi yang lain juga (quality, mudah atau sulit nya sistem ini diterapkan, dll).
  • Bagus tidak nya sistem kerja ditentukan dari jumlah resiko yang tidak muncul.
    • Disamping tujuan utama pembuatan sistem kerja adalah untuk memberikan prosedur kerja yang aplicable (bisa diterapkan), tujuan lain nya adalah untuk mengantisipasi resiko atau hal peluang terjadinya hal lain yang mungkin muncul. Tanpa persiapan, kejadian lain yang muncul akan sulit untuk di selesaikan. Jika sedikit resiko tak terantisipasi yang muncul dari penerapan sistem kerja yang ada, maka bisa dikatakan, manajer mampu dengan baik mengantisipasi resiko di dalam sistem kerja yang dibuat nya.
  • Kita bermain dalam hal quantity, bukan variety.
    • Membuat sebuah atau suatu sistem kerja, akan membuat Anda mampu memproduksi dalam hitungan tidak terbatas. Ketika terdapat lebih dari satu orang yang menjalankan prosedur kerja, maka harus ada sinkronisasi yang dilakukan untuk membuat kedua orang ini bisa melakukan tindakan secara terstruktur. Sinkronisasi ini dapat berupa aturan, ketentuan, dan sangat banyak hal lain nya. Karena banyak nya hal yang harus dibuat itu, maka tidak akan menjadi worth jikalau kita menjaring pangsa pasar yang kecil.
  • Keputusan harus didasarkan pada pertimbangan yang kuat.
    • Dalam membuat prosedur kerja, sering nya ada banyak pertimbangan akan keputusan untuk menggunakan atau membuat prosedur kerja yang dibuat. Setiap langkah pembuatan sistem kerja, adalah serangkaian keputusan- keputusan kecil yang diambil. Karena sistem kerja yang Anda buat adalah sesuatu yang sangat penting dalam menjalankan sistem bisnis, maka Anda tidak boleh sembarangan dalam mengambil keputusan. Anda harus mempertimbangkan banyak hal dalam pengambilan keputusan pembuatan langkah- langkah sistem kerja tersebut.
    • Jadi, Anda tidak boleh begitu saja membuat sistem kerja nya dengan pemikiran yang pendek. Harus ada pertimbangan yang panjang dalam membuat sistem kerja tersebut.
    • Disisi lain, apabila terdapat suatu kesalahan langkah yang terjadi, Anda bisa mempertanggung jawabkan keputusan Anda kepada pihak Upline, atas keputusan yang Anda ambil. Jadi, tidak hanya mengangguk dan mengatakan “Ya, saya melakukan kesalahan”. Tetapi bisa membela diri karena Anda memiliki pertimbangan khusus dalam membuat sistem kerja tersebut.
  • Ubah prosedur kerja lain yang telah ada apabila diperlukan.
    • Pembuatan sistem kerja tidak hanya menambahkan sistem kerja yang baru. Ketika Anda membuat sistem kerja, terkadang Anda menemukan ide bahwasanya prosedur kerja baru yang akan Anda buat, terkadang akan menjadi lebih efektif apabila prosedur kerja lain (yang dari departemen lain) dilakukan perubahan. Namun, banyak dari Manajer mengabaikan hal ini dikarenakan enggan berkomunikasi dengan manajer yang lain nya untuk mengubah prosedur kerja di departemen lain nya.
    • Perlu di ingat, Anda tidak memiliki wewenang untuk mengubah prosedur kerja di departemen lain. Anda perlu berkoordinasi dengan Manajer lain agar Manajer lain itu mengubah sistem kerja di dalam departemen nya, agar sistem kerja yang akan Anda buat bisa dibangun dengan struktur yang efektif. Apabila terjadi suatu crash (perbedaan opini) mengenai perubahan sistem kerja yang ada, minta bantuan dari pihak Upline untuk menyelesaikan masalah Anda.

Aturan Pembuatan Sistem Kerja

  • Tuliskan sedetail dan seakurat mungkin.
    • Langkah tiap langkah dalam prosedur kerja yang dibuat harus dituliskan. Setiap langkah kecil sekalipun, harus di tuliskan. Hal ini dikarenakan, apabila Anda tidak menuliskan nya, maka User atau Pelaku Proses akan berpotensi memiliki penafsiran yang ganda atau lebih dari satu. Sehingga, karena penafsiran prosedur kerja yang berbeda tersebut, maka tindakan yang dilakukan pun bisa menjadi berbeda pula dan aktivitas kerja berubah menjadi keluar dari jalur.
    • Pastinya, penjelasan di bagian ini tidak hanya melihat dari segi secara teori saja. Praktek yang terjadi nantinya adalah ada beberapa Pelaku Proses yang melakukan tindakan diluar dari prosedur kerja yang telah ditetapkan. Hal semacam itu -aktivitas kerja yang keluar dari jalur- tetap akan ada dan terjadi. Oleh karena itulah, kita membutuhkan sistem kerja ini yang dijadikan acuan standart tindakan yang harus di ambil. Jadi, sistem kerja yang Anda buat, adalah standart tindakan yang akan dijadikan acuan sebagai standart yang benar dalam menjalankan aktivitas kerja. Meskipun pada praktek nya, sistem kerja yang Anda buat tidak akan berjalan dengan mulus, namun ketika Anda melihat adanya User yang keluar dari jalur, Anda harus membawa nya kembali ke jalur utama -line prosedur kerja utama yang Anda buat.

 

Sinkronisasi Sistem Kerja

Pembuatan sistem kerja harus di dasarkan pada pedoman kerja yang meliputi: aturanbudaya kerja dan ketentuan, yang telah ditetapkan. Aturan, budaya kerja dan ketentuan (yang disebut sebagai pedoman kerja) telah dibuat sebagaimana adanya untuk memudahkan sinkronisasi tindakan dan sistem yang dibuat untuk keseluruhan organisasi STAR SHARE. Tanpa adanya sinkronisasi sistem, maka pengendalian dan manajemen organisasi tidak dapat dilakukan. Aturan, budaya kerja dan ketentuan dibuat dari sumber berbagai sistem kerja dan penjelasan sistematik, yang di filter (di saring) bagi yang bisa digunakan secara keseluruhan (universal). Sumber yang lain nya adalah dari pengalaman yang telah di dapatkan di waktu sebelum nya. Aturan Universal ini dibuat agar perusahaan bisa berjalan dengan sedikit hambatan yang ada. Jadi, intinya disini: ketika membuat sistem kerja, Anda harus mensinkronisasikan nya dengan Aturan, budaya kerja dan ketentuan, yang telah ada. Dan berikut adalah cara melakukan nya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *